Die ITIN-Nummer ist eine vom IRS vergebene Nummer. Der Internal Revenue Service teilt diese Nummer Personen zu, die keine Sozialversicherungsnummer (SSN) erhalten können. Um eine ITIN zu erhalten, muss sie selbstverständlich zuerst beim IRS beantragt werden. Wer eine Steuererklärung einreichen muss, benötigt nach US-amerikanischem Steuerrecht eine ITIN.
Der ITIN-Antrag ist zwar unkompliziert, erfordert aber große Sorgfalt im Detail. Wenn Sie die richtigen Unterlagen vorbereiten, die erforderlichen Schritte durchlaufen und die Bearbeitungszeiten kennen, können Sie das Antragsverfahren für Ihr Formular W-7 und Ihren EIN-Antrag erfolgreich bewältigen.
Die Beantragung einer ITIN (Individual Taxpayer Identification Number) ist ein entscheidender Schritt für Personen ohne US-Staatsbürgerschaft, die in den USA eine Steuererklärung einreichen oder ein US-Unternehmen gründen möchten. Dieser Leitfaden beschreibt die erforderlichen Unterlagen und den Ablauf eines ITIN-Antrags Schritt für Schritt, einschließlich des Formulars W-7 und des EIN-Antrags.
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Was ist eine ITIN-Nummer?
Die individuelle Steueridentifikationsnummer ist eine 9-stellige Nummer und erfüllt eine ähnliche Funktion wie eine SSN. ITINs werden an Personen vergeben, die in den USA eine Steuererklärung einreichen, aber keine SSN erhalten können. So können diese Personen ihre steuerlichen Pflichten im Rahmen des Gesetzes erfüllen. Natürlich wird die ITIN-Nummer auch in anderen Bereichen verwendet. Mit einer ITIN lassen sich zahlreiche Finanztransaktionen abwickeln.
Erfahren Sie mehr darüber, was die ITIN ist und wofür sie verwendet wird.
Wer kann eine individuelle Steueridentifikationsnummer beantragen?
Wenn Sie keinen Anspruch auf eine Sozialversicherungsnummer (SSN) haben, aber in den USA steuerliche Pflichten erfüllen müssen, benötigen Sie möglicherweise eine individuelle Steueridentifikationsnummer (ITIN). Diese Nummer wird vom IRS vergeben und für die Meldung von Bundessteuern verwendet. Im Folgenden finden Sie fünf häufige Antworten auf die Frage „Wer kann eine individuelle Steueridentifikationsnummer beantragen?“
- Nicht in den USA ansässige Ausländer, die eine US-Steuererklärung einreichen müssen
- In den USA ansässige Ausländer nach dem Substantial Presence Test
- Unterhaltsberechtigte Angehörige oder Ehepartner von US-Staatsbürgern oder in den USA ansässigen Personen
- Ausländische Unternehmer mit Einkünften aus US-Quellen
- Nicht in den USA ansässige Investoren oder Immobilieneigentümer in den USA
1. Nicht in den USA ansässige Ausländer, die eine US-Steuererklärung einreichen müssen
Wenn Sie als nicht in den USA ansässige ausländische Person in den USA steuererklärungspflichtig sind, benötigen Sie wahrscheinlich eine ITIN, um diese Pflichten zu erfüllen. Das gilt auch dann, wenn Sie keinen Anspruch auf eine Sozialversicherungsnummer haben. Wenn Sie ohne individuelle Steueridentifikationsnummer eine Steuererklärung einreichen, kann dies zu Strafen oder Verzögerungen bei der Bearbeitung Ihrer Erklärung führen.
2. In den USA ansässige Ausländer nach dem Substantial Presence Test
Personen, die den Substantial Presence Test (Test der wesentlichen Anwesenheit) erfüllen, gelten steuerlich als in den USA ansässige Ausländer. Wenn Sie in diese Kategorie fallen, aber keinen Anspruch auf eine SSN haben, benötigen Sie eine individuelle Steueridentifikationsnummer. So können Sie Ihre Steuererklärung ordnungsgemäß einreichen und rechtliche oder finanzielle Probleme vermeiden.
3. Unterhaltsberechtigte Angehörige oder Ehepartner von US-Staatsbürgern oder in den USA ansässigen Personen
Wenn Sie Ehepartner oder unterhaltsberechtigter Angehöriger eines US-Staatsbürgers oder einer rechtmäßig in den USA ansässigen Person sind und in einer Steuererklärung aufgeführt werden müssen, benötigen Sie eine ITIN. Der IRS schreibt dies vor, damit die Erklärung korrekt bearbeitet und etwaige Steuergutschriften ermittelt werden können. Ohne ITIN-Nummer kann der Hauptsteuerpflichtige Sie unter Umständen nicht in seiner Steuererklärung angeben.
4. Ausländische Unternehmer mit Einkünften aus US-Quellen
Ausländische Unternehmer, die Einkünfte aus US-Quellen erzielen, müssen diese Einkünfte in der Regel dem IRS melden. In solchen Fällen ist eine individuelle Steueridentifikationsnummer erforderlich, um die US-amerikanischen Steuervorschriften einzuhalten. Dies betrifft insbesondere Unternehmer, die international tätig sind, aber finanzielle Verbindungen in die USA unterhalten.
5. Nicht in den USA ansässige Investoren oder Immobilieneigentümer in den USA
Wenn Sie als nicht in den USA ansässige ausländische Person in US-Aktien, -Anleihen oder -Immobilien investieren, können Sie dem US-amerikanischen Steuerrecht unterliegen. Um Ihre Einkünfte oder Gewinne aus diesen Investitionen ordnungsgemäß zu melden, ist eine ITIN-Nummer (individuelle Steueridentifikationsnummer) erforderlich. Sie erleichtert außerdem die Dokumentation der Quellensteuer und stellt die Einhaltung der Vorschriften des IRS sicher.
Wie beantragt man eine ITIN-Nummer? Wie stellt man den ITIN-Antrag?
Der ITIN-Antrag lässt sich in 7 Schritten abschließen. Jeder Schritt muss vollständig erledigt sein, bevor der nächste folgen kann.
- Zahlung: Stellen Sie sicher, dass die Zahlung für den ITIN-Antrag abgewickelt wird.
- Ausfüllen des Informationsformulars: Nach der Zahlung erhalten Sie ein Formular zum Ausfüllen.
- Online-Verifizierung des Reisepasses: Ihr Reisepass wird online geprüft, um Ihre Identität zu bestätigen.
- Vorbereitung des Antrags: Nach der Verifizierung wird das ITIN-Antragsformular für Sie vorbereitet.
- Antragsformular unterschreiben und zurücksenden: Sobald das Formular fertig ist, unterschreiben Sie es und senden es per E-Mail zurück.
- Einreichung beim IRS: Das unterschriebene Formular und die Nachweise werden beim IRS eingereicht.
- Benachrichtigung über das Ergebnis: Sobald Ihr Antrag bearbeitet ist, werden Sie über das Ergebnis informiert.
1. Zahlung
Der erste Schritt im ITIN-Antragsverfahren ist die erforderliche Zahlung. Damit bestätigen Sie, dass Sie fortfahren möchten, und der Dienstleister kann mit der Bearbeitung Ihres Auftrags beginnen. Sobald die Zahlung eingegangen ist, beginnt die nächste Phase des Antrags.
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2. Ausfüllen des Informationsformulars
Nachdem Ihre Zahlung bestätigt wurde, erhalten Sie ein Formular, in dem Ihre persönlichen und steuerlichen Angaben erfasst werden. Es ist wichtig, dieses Formular sorgfältig auszufüllen, da es die Grundlage für die Vorbereitung Ihres ITIN-Antrags bildet. Fehler oder fehlende Angaben können das Verfahren verzögern.
3. Online-Verifizierung des Reisepasses im ITIN-Antragsverfahren
Anschließend wird Ihre Identität über ein sicheres Online-Verfahren zur Verifizierung des Reisepasses bestätigt. Dieser Schritt stellt sicher, dass Ihr Reisepass gültig ist und mit den Angaben in Ihrem Antrag übereinstimmt. Außerdem müssen Sie Ihren Original-Reisepass dadurch nicht an den IRS senden.
4. Vorbereitung des Antrags auf die ITIN-Nummer
Sobald Ihre Identität bestätigt ist, wird Ihr ITIN-Antragsformular (Formular W-7) professionell vorbereitet. Dazu gehört, alle erforderlichen Angaben zusammenzustellen und sicherzustellen, dass die zutreffende Ausnahme bzw. der richtige Antragsgrund angegeben ist. Das ausgefüllte Formular wird Ihnen anschließend zur Unterschrift zugesandt.
5. Antragsformular unterschreiben und zurücksenden
Sie werden gebeten, das fertige ITIN-Antragsformular zu prüfen, zu unterschreiben und per E-Mail zurückzusenden. Prüfen Sie die Angaben vor der Unterschrift noch einmal genau, um Verzögerungen oder Probleme bei der Bearbeitung durch den IRS zu vermeiden. Wenn Sie das Formular umgehend zurücksenden, kann der Antrag ohne Unterbrechung weiterbearbeitet werden.
6. Einreichung des ITIN-Antrags beim IRS
Nach Eingang Ihres unterschriebenen Formulars und Ihrer Nachweise wird Ihr vollständiges Antragspaket beim IRS eingereicht. Diesen Schritt übernimmt der autorisierte Vertreter oder Antragsersteller, etwa EIN ITIN, der sicherstellt, dass alle Unterlagen den Anforderungen des IRS entsprechen. Möglicherweise wird ein Sendungsverfolgungssystem eingesetzt, um den Status Ihrer Einreichung zu überwachen.
7. Benachrichtigung über das Ergebnis
Sobald der IRS Ihren Antrag bearbeitet hat, erhalten Sie eine offizielle Mitteilung über das Ergebnis. Bei einer Genehmigung wird Ihre ITIN-Nummer (individuelle Steueridentifikationsnummer) erteilt und Ihnen auf sicherem Weg übermittelt. Im Fall einer Ablehnung werden Sie über den Grund informiert und gegebenenfalls zu den nächsten Schritten beraten.
Welche Voraussetzungen gelten für den ITIN-Antrag?
Wer eine ITIN-Nummer beantragen möchte (individuelle Steueridentifikationsnummer), muss mehrere vom Internal Revenue Service (IRS) festgelegte Kriterien erfüllen. Diese Voraussetzungen sollen sicherstellen, dass Antragsteller einen berechtigten steuerlichen Zweck und ordnungsgemäße Unterlagen haben. Im Folgenden finden Sie die grundlegenden Bedingungen, die Sie bei der Beantragung einer individuellen Steueridentifikationsnummer erfüllen müssen.
1. Sie dürfen keinen Anspruch auf eine Sozialversicherungsnummer (SSN) haben
Die individuelle Steueridentifikationsnummer ist speziell für Personen gedacht, die keinen Anspruch auf eine Sozialversicherungsnummer haben. Wenn Sie aufgrund Ihrer Beschäftigung oder Ihres Aufenthaltsstatus Anspruch auf eine SSN haben, müssen Sie statt einer ITIN eine SSN beantragen. Der IRS vergibt keine ITIN an Personen, die Anspruch auf eine SSN haben.
2. Sie müssen einen gültigen bundessteuerlichen Zweck haben
Um eine ITIN-Nummer zu beantragen, müssen Sie einen gültigen Grund im Zusammenhang mit US-amerikanischen Steuerpflichten nachweisen. Typische Beispiele sind die Einreichung einer Bundessteuererklärung, die Inanspruchnahme von Vorteilen aus einem Doppelbesteuerungsabkommen oder die Angabe als unterhaltsberechtigter Angehöriger in einer US-Steuererklärung. Ohne einen anerkannten steuerlichen Zweck lehnt der IRS Ihren Antrag ab.
3. Sie müssen für den ITIN-Antrag das IRS-Formular W-7 einreichen
Das ITIN-Antragsformular (Formular W-7) ist das offizielle Formular für die Beantragung einer ITIN-Nummer. Es muss sorgfältig ausgefüllt werden, einschließlich der Angaben zu Ihrer Identität und zum Grund des Antrags. Das Formular wird zusammen mit Ihren Nachweisen und Ihrer Steuererklärung eingereicht, sofern keine Ausnahme greift.
4. Sie müssen originale oder beglaubigte Ausweisdokumente vorlegen
Zum Nachweis Ihrer Identität und Ihres Status als ausländische Person müssen Sie entweder die Original-Ausweisdokumente oder von der ausstellenden Behörde beglaubigte Kopien einreichen. Das am häufigsten akzeptierte Dokument ist ein gültiger Reisepass. Wenn Sie unbeglaubigte oder unvollständige Unterlagen einreichen, kann Ihr Antrag verzögert oder abgelehnt werden.
5. Sie müssen eine Bundessteuererklärung beifügen (sofern keine Ausnahme greift)
In den meisten Fällen muss einem ITIN-Antrag eine Bundessteuererklärung beigefügt werden. Damit weisen Sie nach, dass Sie die ITIN unmittelbar für die Steuererklärung benötigen. Wenn Sie jedoch unter eine bestimmte Ausnahme des IRS fallen, können Sie anstelle einer Steuererklärung andere Unterlagen einreichen.
ITIN-Nummer oder SSN
Wie der Name individuelle Steueridentifikationsnummer schon sagt, handelt es sich um eine persönliche Identifikationsnummer. Auch die SSN wird einer Person zugeteilt. Eine Sozialversicherungsnummer bringt einer Person jedoch mehr Vorteile. Wer keinen Anspruch auf eine SSN hat, kann eine ITIN-Nummer erhalten.
Mit einer ITIN erhalten Sie keine Arbeitserlaubnis, mit einer SSN hingegen schon. Die SSN ermöglicht Ihnen den Zugang zu Sozialleistungen und staatlichen Hilfen des Bundes. Die ITIN-Nummer erfüllt diese Funktion nicht.
ITIN-Nummer oder EIN-Nummer
Die Steuernummer für Unternehmen ist die Arbeitgeber-Identifikationsnummer. Die EIN ist eine neunstellige Nummer, die Sie auf den Namen Ihres Unternehmens erhalten. Die ITIN-Nummer ist dagegen, wie bereits erwähnt, personenbezogen. Mit einer EIN können Sie ein Bankkonto für Ihr Unternehmen eröffnen oder einen Kredit beantragen. Mit einer ITIN können Sie ein Bankkonto auf Ihren eigenen Namen eröffnen oder einen Kredit beantragen. Außerdem benötigen Sie die EIN, um Mitarbeiter für Ihr Unternehmen einzustellen.
Was passiert, wenn Sie keine ITIN-Nummer haben?
Wer eine erforderliche ITIN nicht beantragt, muss mit ernsten steuerlichen Folgen rechnen. Ohne ITIN-Nummer (individuelle Steueridentifikationsnummer) können Sie möglicherweise keine Bundessteuererklärung einreichen, was zu Strafen, Zinsen auf nicht gezahlte Steuern oder sogar rechtlichen Schwierigkeiten führen kann. Der IRS kann Ihre Steuererklärung außerdem vollständig zurückweisen, wenn Sie darin eine ITIN angeben müssen, dies aber nicht tun.
Wenn Sie zudem als unterhaltsberechtigter Angehöriger oder Ehepartner ohne ITIN-Nummer in einer US-Steuererklärung aufgeführt sind, kann der Hauptsteuerpflichtige den Anspruch auf bestimmte Steuergutschriften oder Freibeträge verlieren. Das kann sich erheblich auf die gesamte Steuerschuld oder die Höhe der Steuererstattung auswirken. Bei der Erstattung von Quellensteuern oder bei Vorteilen aus einem Doppelbesteuerungsabkommen kann eine fehlende ITIN dazu führen, dass sich Ihr Anspruch verzögert oder ganz entfällt.
Welche Unterlagen werden für den ITIN-Antrag benötigt?
Für den ITIN-Antrag müssen Sie mehrere wichtige Unterlagen einreichen, die Ihre Identität bestätigen und Ihren Bezug zu einem gültigen US-steuerlichen Zweck belegen. Wenn Sie als Person ohne US-Staatsbürgerschaft an einem US-Unternehmen beteiligt sind, sind die folgenden Unterlagen unverzichtbar. Jede davon erfüllt eine bestimmte Funktion bei der Prüfung Ihres Antrags durch den IRS.
Für den ITIN-Antrag benötigen Sie folgende Unterlagen:
- Gründungsunterlagen des US-Unternehmens
- Eigentumsnachweise des US-Unternehmens
- EIN-Bescheid des US-Unternehmens
- Kopie eines gültigen Reisepasses
Gründungsunterlagen des US-Unternehmens
Zu Beginn des ITIN-Antrags müssen Sie offizielle Unterlagen vorlegen, die belegen, dass Ihr US-Unternehmen rechtswirksam gegründet wurde. Dazu gehören je nach Rechtsform Dokumente wie die Articles of Organization oder das Certificate of Formation/Incorporation. Diese Unterlagen bestätigen, dass die Gesellschaft nach US-amerikanischem Recht besteht, und helfen dabei, den für die Erteilung der ITIN-Nummer erforderlichen steuerlichen Bezug nachzuweisen.
Eigentumsnachweise des US-Unternehmens
Als Nächstes müssen Sie Unterlagen einreichen, aus denen der Eigentümer oder die verantwortliche Person des Unternehmens hervorgeht. Typische Beispiele sind das Statement of Authorized Person oder das Statement of Organizer. Diese Dokumente klären Ihre Rolle im Unternehmen und belegen Ihre Berechtigung, im Zusammenhang mit dieser Gesellschaft eine ITIN zu beantragen.
EIN-Bescheid des US-Unternehmens
Der Nachweis der Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN) ist für Personen ohne US-Staatsbürgerschaft, die ein Unternehmen mit Sitz in den USA besitzen oder betreiben, zwingend erforderlich. Diese vom IRS vergebene Nummer identifiziert Ihr Unternehmen für steuerliche Zwecke und muss mit Ihrem ITIN-Antrag eingereicht werden. Ohne gültige EIN bearbeitet der IRS Ihren Antrag auf eine ITIN-Nummer im Zusammenhang mit einer geschäftlichen Tätigkeit nicht.
Kopie eines gültigen Reisepasses
Für den ITIN-Antrag müssen Sie außerdem eine farbig eingescannte Kopie Ihres gültigen Reisepasses beifügen, um Ihre Identität und Ihren Status als ausländische Person zu bestätigen. Die Kopie muss klar und gut lesbar sein und alle relevanten Angaben wie Ihren vollständigen Namen, Ihr Foto und das Ablaufdatum enthalten. Sie dient als Ihr wichtigster Identitätsnachweis und wird vom IRS bei allen Anträgen auf eine ITIN-Nummer (individuelle Steueridentifikationsnummer) verlangt.
Wie viele Unterlagen werden für eine ITIN benötigt?
Um eine ITIN-Nummer zu beantragen, verlangt der IRS entweder ein einzelnes eigenständiges Dokument (einen gültigen Reisepass) oder zwei Dokumente, die Ihre Identität und Ihren Status als ausländische Person jeweils gesondert nachweisen. Wenn Sie den Antrag für ein Kind unter 6 Jahren stellen, können Schul- oder Arztunterlagen erforderlich sein. Alle Dokumente müssen Originale oder von der ausstellenden Behörde beglaubigte Kopien sein; einfache Fotokopien oder notariell beglaubigte Fassungen werden nicht akzeptiert.
Wie erhalten Sie eine ITIN-Nummer schnell?
Die Beantragung einer ITIN-Nummer (ITIN) kann mitunter mehrere Wochen dauern. Es gibt jedoch Möglichkeiten, das Verfahren zu vereinfachen und unnötige Verzögerungen zu vermeiden. Mit einigen wichtigen Maßnahmen erhöhen Sie Ihre Chancen auf eine schnellere Genehmigung und einen reibungsloseren Ablauf.
Nutzen Sie eine zertifizierte Annahmestelle (CAA)
Eine der wirksamsten Möglichkeiten, Ihren Antrag auf eine ITIN-Nummer zu beschleunigen, ist die Zusammenarbeit mit einer zertifizierten Annahmestelle (Certifying Acceptance Agent, CAA). Eine CAA ist vom IRS berechtigt, Ihre Ausweisdokumente zu prüfen, sodass Sie Ihren Original-Reisepass nicht per Post versenden müssen. Darüber hinaus kann eine CAA das ausgefüllte Formular direkt beim IRS einreichen und Sie über den Stand Ihres Antrags auf dem Laufenden halten.
Stellen Sie den Antrag früh in der Steuersaison
Bei der Beantragung einer ITIN-Nummer (individuelle Steueridentifikationsnummer) ist der Zeitpunkt entscheidend. Wenn Sie Ihren Antrag im Januar oder Februar einreichen, können sich die Wartezeiten deutlich verkürzen, da der IRS zu Jahresbeginn in der Regel weniger Anträge zu bearbeiten hat. Ein früher Antrag verschafft Ihnen außerdem mehr Zeit, mögliche Probleme vor Ablauf der Steuerfristen zu lösen.
Achten Sie auf korrekte und vollständige Unterlagen
Der häufigste Grund für Verzögerungen beim ITIN-Antrag sind unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen. Prüfen Sie sorgfältig, ob alle Formulare richtig ausgefüllt sind und Ihre Ausweisdokumente gültig und gut lesbar sind. Korrekte Unterlagen verringern das Risiko einer Ablehnung und ersparen Ihnen eine erneute Einreichung – das spart Zeit und Nerven.
Antrag auf eine ITIN-Nummer für nicht in den USA ansässige Ausländer
Wenn Sie als nicht in den USA ansässige ausländische Person Einkünfte aus US-Quellen erzielen, müssen Sie in der Regel eine Bundessteuererklärung beim IRS einreichen. Dafür müssen Sie eine ITIN-Nummer beantragen (individuelle Steueridentifikationsnummer), da Sie keinen Anspruch auf eine Sozialversicherungsnummer (SSN) haben. Ob Investor, Freelancer oder E-Commerce-Händler: Eine ITIN ist unverzichtbar, um das US-amerikanische Steuerrecht einzuhalten.
Verkaufen auf Amazon USA als nicht ansässige Person
Viele internationale Unternehmer verkaufen Produkte über den US-Marktplatz von Amazon, ohne in den USA zu leben. Auch ohne physische Präsenz im Land unterliegen Einkünfte aus US-Quellen der Meldepflicht für Bundessteuern. Ein ITIN-Antrag ist erforderlich, um die notwendigen Steuererklärungen abzugeben und einen übermäßigen Quellensteuerabzug durch Plattformen wie Amazon zu vermeiden.
Mieteinnahmen als ausländischer Investor
Wenn Sie Immobilien in den USA besitzen, etwa eine vermietete Immobilie in Florida, müssen diese Einkünfte dem IRS gemeldet werden. Dafür benötigen Sie eine ITIN, um Ihre jährliche Steuererklärung einzureichen und gegebenenfalls Abzüge für Immobilienkosten geltend zu machen. Ohne ITIN können auf Ihre Mieteinnahmen höhere pauschale Quellensteuersätze anfallen.
Freiberufliche Leistungen für US-Kunden
Bei internationalen Freelancern, die Leistungen für Kunden mit Sitz in den USA erbringen, wird häufig davon ausgegangen, dass sie Einkünfte aus US-Quellen erzielen. Dies gilt selbst dann, wenn die Arbeit vollständig außerhalb der USA erbracht wird. Um Ihre steuerlichen Pflichten zu erfüllen, benötigen Sie eine ITIN-Nummer, mit der Sie eine Steuererklärung einreichen und gegebenenfalls Vorteile aus geltenden Doppelbesteuerungsabkommen nutzen können.
So erhalten Sie eine ITIN-Nummer für ein US-Geschäftskonto (ohne in die USA zu reisen)
Die Eröffnung eines US-Geschäftskontos ist ein wichtiger Schritt für nicht in den USA ansässige Personen, die in den USA eine Limited Liability Company (LLC) oder eine Kapitalgesellschaft (Corporation) führen.
Die meisten klassischen Banken und Fintech-Plattformen verlangen eine ITIN (individuelle Steueridentifikationsnummer) oder SSN (Sozialversicherungsnummer), um die Vorschriften des Bundes einzuhalten. Glücklicherweise können nicht in den USA ansässige Personen diese Anforderungen mit einem strukturierten Vorgehen erfüllen:
- Registrieren Sie Ihr US-Unternehmen.
- Beantragen Sie beim IRS eine EIN.
- Beantragen Sie Ihre ITIN-Nummer mit dem Formular W-7 und den zugehörigen Unternehmensunterlagen.
- Teilen Sie Ihrer Bank oder Ihrem Zahlungsdienstleister Ihre ITIN mit.
1. Registrieren Sie Ihr US-Unternehmen
Der erste Schritt ist die Gründung Ihrer Gesellschaft in den USA, üblicherweise in Bundesstaaten wie Delaware oder Wyoming, die ein unternehmensfreundliches Recht bieten. Dazu reichen Sie die Articles of Organization bzw. Articles of Incorporation ein und benennen einen Registered Agent (Zustellungsbevollmächtigten). Sobald Ihr Unternehmen rechtswirksam gegründet ist, erhalten Sie die offiziellen Gründungsunterlagen, die Sie für steuerliche Zwecke und für die Bank benötigen.
2. Beantragen Sie beim IRS eine EIN
Nach der Registrierung Ihres Unternehmens müssen Sie beim IRS eine Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN) beantragen. Die EIN dient als Bundessteuernummer Ihres Unternehmens und ist erforderlich, um Mitarbeiter einzustellen, Steuererklärungen einzureichen und ein Bankkonto zu eröffnen. Nicht in den USA ansässige Antragsteller können eine EIN mit dem IRS-Formular SS-4 beantragen, auch ohne SSN oder ITIN.
3. Beantragen Sie Ihre ITIN mit den zugehörigen Unternehmensunterlagen
Um die Anforderungen des IRS zu erfüllen und Zugang zu Finanzdienstleistungen zu erhalten, müssen Sie mit dem Formular W-7 eine ITIN beantragen. Dem Antrag sollten beglaubigte Kopien Ihres Reisepasses sowie Unternehmensunterlagen wie Ihr EIN-Bescheid und Ihre Gründungsdokumente beiliegen. Die Zusammenarbeit mit einer zertifizierten Annahmestelle (CAA) kann das Verfahren vereinfachen und erspart Ihnen den Versand Ihres Original-Reisepasses.
Bitte kontaktieren Sie uns per E-Mail oder telefonisch unter den unten angegebenen Kontaktdaten.
4. Teilen Sie Ihrer Bank oder Ihrem Zahlungsdienstleister die ITIN mit
Sobald Ihre ITIN erteilt wurde, können Sie sie Ihrer US-Bank oder Zahlungsplattform übermitteln, um die Kontoeröffnung abzuschließen. Die meisten Banken verlangen eine gültige ITIN für die Kontoverifizierung, Identitätsprüfungen und die Einhaltung der Vorschriften zur Bekämpfung der Geldwäsche. Einige Fintech-Banken wie Mercury und Relay sind flexibler und erlauben ausländischen Gründern unter Umständen, das Verfahren bereits zu beginnen, während ihre ITIN noch in Bearbeitung ist.
Kann ich eine ITIN ohne Sozialversicherungsnummer erhalten?
Ja, selbstverständlich! Die ITIN-Nummer ist für Geschäftsleute gedacht, die in den USA keine Sozialversicherungsnummer haben. Wenn Sie eine SSN erhalten können, können Sie keine ITIN bekommen.
Kann ich eine ITIN ohne Steuererklärung beantragen?
Wenn Sie eine ITIN-Nummer beantragen (ITIN), verlangt der IRS in der Regel, dass Sie eine gültige Bundessteuererklärung beifügen. So kann der IRS bestätigen, dass Sie die ITIN für steuerliche Meldezwecke benötigen. Es gibt jedoch bestimmte Ausnahmen von dieser Regel, nach denen Sie den Antrag ohne beigefügte Steuererklärung stellen können, sofern Sie geeignete Nachweise einreichen.
Ausnahmen von der Pflicht zur Bundessteuererklärung
In bestimmten Fällen müssen Sie Ihrem ITIN-Antrag keine Steuererklärung beifügen. Wer beispielsweise Vorteile aus einem Doppelbesteuerungsabkommen zwischen seinem Heimatland und den USA geltend macht, kann eine ITIN-Nummer häufig ohne Steuererklärung beantragen. Ebenso kann die Eröffnung eines verzinsten Bankkontos in den USA als Ausnahme gelten, insbesondere wenn das Finanzinstitut eine ITIN aus Compliance-Gründen verlangt.
Weitere Ausnahmen gelten für Stipendiaten und Empfänger von Forschungsstipendien, die keinen Anspruch auf eine Sozialversicherungsnummer haben, aber Einkünfte melden müssen.
Nachweise für Ausnahmefälle
Wenn Sie eine ITIN-Nummer im Rahmen einer Ausnahme beantragen, müssen Sie offizielle Unterlagen beifügen, die Ihre Berechtigung belegen. Das kann ein Schreiben eines Finanzinstituts, eine Kopie Ihrer Stipendienzusage oder eine Bescheinigung einer US-Bildungseinrichtung sein. Bei Ansprüchen aus einem Doppelbesteuerungsabkommen kann ein unterschriebenes Schreiben oder Formular aus dem Vertragsstaat erforderlich sein.
Halten Sie sich genau an die Vorgaben des IRS, denn fehlende oder unzureichende Unterlagen können die Bearbeitung Ihres ITIN-Antrags verzögern. Achten Sie darauf, dass alle Dokumente aktuell sind, bei Bedarf ins Englische übersetzt wurden und sich auf die geltend gemachte Ausnahme beziehen. Im Zweifelsfall kann die Beratung durch einen Steuerexperten oder ein Blick auf die Website des IRS zusätzliche Klarheit schaffen.
Kann ich eine ITIN online beantragen?
Kann ich eine ITIN online beantragen? Der IRS bietet derzeit keine vollständig digitale Einreichung von ITIN-Anträgen an. Sie können das Formular W-7 zwar am Computer ausfüllen, müssen es aber dennoch ausdrucken, unterschreiben und in Papierform einreichen. Diese Vorgabe stellt sicher, dass der IRS Originalunterschriften und geprüfte Unterlagen erhält.
Einige zertifizierte Annahmestellen (CAAs) wie Ein-itin.com bieten teilweise Online-Leistungen an, darunter das digitale Ausfüllen des Formulars und eine Identitätsprüfung aus der Ferne. Diese Annahmestellen vereinfachen das Verfahren, da Originaldokumente seltener per Post verschickt werden müssen. Der endgültige Antrag muss jedoch weiterhin per Post oder persönlich bei einer CAA oder einer Dienststelle des IRS eingereicht werden.
Prüfen Sie stets die Seriosität von Online-Vertretern oder -Diensten, bevor Sie Ihre persönlichen Daten und Ausweisdokumente weitergeben. Der Schutz Ihrer sensiblen Daten hilft, Betrug und Identitätsdiebstahl zu verhindern.
Was ist das Formular W-7: der Antrag auf eine ITIN-Nummer beim IRS?
Das Formular W-7 ist das offizielle Dokument des IRS, mit dem eine ITIN-Nummer (ITIN) beantragt oder verlängert wird. Mit diesem Formular werden die wesentlichen Informationen erfasst, die der IRS benötigt, um Ihre Identität zu prüfen und Ihre Berechtigung zu beurteilen. Füllen Sie das Formular sorgfältig aus, um Verzögerungen bei der Bearbeitung oder eine Ablehnung zu vermeiden.
Das Formular W-7 ist das IRS-Formular, mit dem eine ITIN beantragt oder verlängert wird. Es enthält:
- Antragsgrund (Auswahl aus 9 Optionen)
- US-Visumsangaben (falls zutreffend)
- Persönliche Angaben (Name, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit)
- Unterschrift und Datum
Antragsgrund
Im Formular W-7 müssen Sie einen von neun Gründen für Ihren ITIN-Antrag auswählen, etwa die Einreichung einer Steuererklärung oder die Inanspruchnahme von Vorteilen aus einem Doppelbesteuerungsabkommen. Die Wahl des richtigen Grundes ist entscheidend, denn davon hängt ab, ob der IRS Ihren Antrag annimmt. Prüfen Sie die Optionen sorgfältig, damit der gewählte Grund zu Ihrer steuerlichen Situation passt.
Angaben zum US-Visum
Wenn Sie ein US-Visum besitzen, müssen Sie im Formular die Visumart und das Ablaufdatum angeben. Diese Angaben geben dem IRS zusätzlichen Aufschluss über Ihren rechtlichen Status in den USA. Wenn Sie kein Visum haben, können Sie diesen Abschnitt leer lassen.
Abschnitt mit persönlichen Angaben
Im Formular müssen Sie Ihren vollständigen Namen, Ihr Geburtsdatum und Ihre Staatsangehörigkeit angeben. Anhand dieser Angaben stellt der IRS Ihre Identität und Ihren Status als ausländische Person fest. Die Angaben müssen exakt mit Ihren beigefügten Ausweisdokumenten übereinstimmen.
Unterschrift und Datum
Im letzten Schritt unterschreiben und datieren Sie das Formular W-7 und bestätigen damit, dass Ihre Angaben wahr und korrekt sind. Ohne gültige Unterschrift bearbeitet der IRS Ihren Antrag nicht.
Wohin wird der ITIN-Antrag geschickt?
Sobald Sie Ihren ITIN-Antrag ausgefüllt und alle erforderlichen Unterlagen zusammengestellt haben, reichen Sie Ihr Antragspaket im nächsten Schritt beim IRS ein. Dafür gibt es mehrere Wege, die je nach Wohnort und persönlichen Vorlieben unterschiedliche Vorteile bieten. Wenn Sie diese Möglichkeiten kennen, können Sie den effizientesten Weg für Ihren Antrag wählen.
1. Per Post (direkt an den IRS)
Sie können das ausgefüllte Formular W-7, die Steuererklärung (falls erforderlich) und die Nachweise per Post direkt an den IRS senden. Der Antrag ist an die Adresse der ITIN Operation in Austin, Texas, zu schicken. Dieser klassische Weg wird häufig genutzt, kann aber längere Bearbeitungszeiten mit sich bringen und erfordert eine sorgfältige Verpackung der Original- oder beglaubigten Dokumente.
2. Über eine zertifizierte Annahmestelle (CAA)
EIN ITIN Com ist eine zertifizierte Annahmestelle (Certifying Acceptance Agent). Die Einreichung Ihres ITIN-Antrags über eine zertifizierte Annahmestelle ist oft der sicherste und schnellste Weg, insbesondere für Antragsteller aus dem Ausland. CAAs sind vom IRS berechtigt, Ihre Ausweisdokumente zu prüfen, sodass Sie Ihren Original-Reisepass nicht per Post verschicken müssen. Außerdem unterstützen wir Sie beim Ausfüllen des Formulars und reichen Ihren Antrag direkt ein, was Fehler und Verzögerungen verringert.
3. IRS Taxpayer Assistance Center (TAC)
Für ITIN-Anträge innerhalb der USA bieten die Taxpayer Assistance Centers des IRS die persönliche Einreichung an, allerdings nur nach Terminvereinbarung. Dabei können Sie Ihren Antrag abgeben und Ihre Ausweisdokumente vor Ort prüfen lassen. Ein Termin muss im Voraus vereinbart werden; bei Problemen lässt sich auf diesem Weg oft schneller eine Lösung finden.
Gebühr für den ITIN-Antrag
Wenn Sie eine ITIN-Nummer direkt beim IRS beantragen, fällt keine Gebühr an. Wenn Sie jedoch eine zertifizierte Annahmestelle (CAA) beauftragen, liegen die Servicegebühren je nach Anbieter in der Regel zwischen $100 und $300.
Für individuelle Preise und Leistungspakete, etwa Unterstützung bei der Erteilung der EIN, der LLC-Gründung und dem ITIN-Antrag, können Sie sich von den Experten von EIN ITIN CCA ein genaues und persönliches Angebot erstellen lassen.
Bearbeitungszeit für die ITIN im Jahr 2025
Die Bearbeitungszeit für einen ITIN-Antrag beträgt je nach Auslastung des IRS in der Regel 12-14 Wochen. Bitte beachten Sie, dass dieser Zeitraum je nach Anzahl der Anträge, die der IRS gerade bearbeitet, variieren kann.
Wenn Sie die oben beschriebenen Schritte befolgen und alle erforderlichen Unterlagen korrekt einreichen, können Sie Ihren ITIN-Antrag reibungslos abschließen. Das ist für die Einhaltung der US-amerikanischen Steuervorschriften unerlässlich, insbesondere für Personen ohne US-Staatsbürgerschaft, die in den USA geschäftlich tätig sind.
So prüfen Sie den Status Ihrer ITIN online
Eine gültige ITIN ist unerlässlich, um Ihre US-Steuererklärungen ohne Verzögerungen oder Komplikationen einzureichen. Wenn Sie nicht sicher sind, ob Ihre ITIN noch aktiv ist, können Sie ihren Status auf verschiedenen Wegen überprüfen. Rechtzeitiges Handeln hilft Ihnen, unnötige Bearbeitungsprobleme mit dem IRS zu vermeiden.
Schreiben des IRS prüfen
Eine der einfachsten Möglichkeiten, den Status Ihrer ITIN zu prüfen, ist ein Blick in aktuelle Schreiben oder Mitteilungen des IRS. Der IRS verschickt in der Regel innerhalb der letzten 12 Monate Erinnerungen zum Ablauf der ITIN oder zu Verlängerungspflichten. Aus diesen Schreiben geht klar hervor, ob Ihre ITIN verlängert werden muss.
Die ITIN-Hotline des IRS anrufen
Für eine direkte Bestätigung können Sie die ITIN-Hotline des IRS anrufen. Anrufer aus dem Ausland wählen +1-267-941-1000, Antragsteller in den USA können die gebührenfreie Nummer 1-800-829-1040 nutzen. Im Gespräch mit einem Mitarbeiter des IRS lässt sich klären, ob Ihre ITIN gültig ist und welche Schritte als Nächstes anstehen.
Wie prüfen Sie, ob Ihre ITIN abgelaufen ist?
Wenn Sie feststellen, dass Ihre ITIN-Nummer abgelaufen ist, sollten Sie vor dem Einreichen Ihrer Steuererklärung einen Verlängerungsantrag stellen. Eine rechtzeitige Verlängerung verhindert Verzögerungen bei der Bearbeitung Ihrer Steuererklärung und stellt sicher, dass Sie die Vorschriften des IRS weiterhin einhalten. Wird die ITIN nicht rechtzeitig verlängert, können Steuererklärungen zurückgewiesen oder Steuererstattungen verzögert werden.
Keine Verwendung in Bundessteuererklärungen
Eine ITIN läuft ab, wenn sie drei Jahre in Folge in keiner Bundessteuererklärung verwendet wurde. Mit dieser Regel soll der Bestand an ITIN-Nummern aktuell gehalten werden und nur für Personen mit fortlaufenden US-Steuerpflichten aktiv bleiben. Wenn Sie in diesem Zeitraum keine Steuererklärung mit Ihrer ITIN-Nummer eingereicht haben, müssen Sie sie verlängern, bevor Sie erneut eine Steuererklärung einreichen.
Bestimmte ITIN-Nummernbereiche und Mitteilungen des IRS
Bestimmte ITIN-Nummern, deren mittlere Ziffern im Bereich 88, 90 bis 92 oder 94 bis 99 liegen, laufen gemäß Mitteilungen des IRS ab. Der IRS überprüft diese Nummernbereiche regelmäßig und informiert betroffene Steuerpflichtige über den Ablaufstatus ihrer ITIN. Wenn Sie eine solche Mitteilung erhalten, sollten Sie umgehend handeln und Ihre ITIN-Nummer verlängern, um Unterbrechungen zu vermeiden.
Wie verlängert man eine ITIN-Nummer?
Die Verlängerung Ihrer ITIN-Nummer (ITIN) ist ein unkompliziertes Verfahren, das weitgehend dem Antrag auf eine neue ITIN entspricht. Eine gültige ITIN ist wichtig, damit es bei der Einreichung Ihrer US-Steuererklärungen oder beim Erhalt von Steuererstattungen nicht zu Unterbrechungen kommt. Mit den folgenden Schritten gelingt die Verlängerung reibungslos.
1. Formular W-7 ausfüllen und Verlängerung angeben
Füllen Sie zunächst das IRS-Formular W-7 aus, also dasselbe Formular, das auch für neue ITIN-Anträge verwendet wird. Kreuzen Sie unbedingt das Feld „Renewal“ (Verlängerung) an, um anzugeben, dass Sie eine bestehende ITIN aktualisieren und keine neue beantragen. Ein sorgfältig ausgefülltes Formular hilft dem IRS, Ihren Antrag zügig zu bearbeiten.
2. Aktuelle Ausweisdokumente einreichen
Sie müssen aktuelle Unterlagen zum Nachweis Ihrer Identität und Ihres Status als ausländische Person vorlegen, etwa einen gültigen Reisepass oder andere anerkannte Ausweisdokumente. Diese Unterlagen bestätigen, dass Sie die Voraussetzungen für eine ITIN-Nummer weiterhin erfüllen. Wenn Sie beglaubigte Kopien verwenden oder den Antrag über eine zertifizierte Annahmestelle (CAA) einreichen, müssen Sie unter Umständen keine Originaldokumente versenden.
3. Eine Steuererklärung muss in der Regel nicht beigefügt werden
Anders als beim Erstantrag müssen Sie bei der Verlängerung Ihrer ITIN-Nummer in der Regel keine Bundessteuererklärung beifügen, es sei denn, Sie reichen Ihre Steuererklärung gleichzeitig ein. Das reduziert den Papieraufwand und vereinfacht das Verlängerungsverfahren. Wenn Sie die Verlängerung jedoch während der Abgabezeit der Steuererklärung beantragen, fügen Sie Ihre Steuererklärung bei, um Verzögerungen bei der Bearbeitung zu vermeiden.
4. Verlängerungsantrag rechtzeitig einreichen
Sie können das ausgefüllte Formular W-7 und die Nachweise per Post direkt an den IRS senden oder die Einreichung über eine CAA abwickeln. Es wird dringend empfohlen, den Antrag deutlich vor Beginn der Steuersaison zu stellen, um Verzögerungen bei Steuererstattungen oder der Abgabe der Steuererklärung zu vermeiden. Eine frühzeitige Verlängerung stellt sicher, dass Ihre ITIN-Nummer das gesamte Steuerjahr über gültig bleibt.
Warum kann ein ITIN-Antrag abgelehnt werden?
Wenn Sie eine ITIN-Nummer (ITIN) beantragen, ist es entscheidend, einen vollständigen und korrekten Antrag einzureichen, um Verzögerungen oder eine Ablehnung zu vermeiden. Der IRS stellt strenge Anforderungen an die Unterlagen und das Ausfüllen des Formulars, und die Nichterfüllung dieser Anforderungen ist der häufigste Grund für abgelehnte Anträge. Wenn Sie die typischen Fehlerquellen kennen, können Sie Ihren Antrag richtig vorbereiten und Ihre Chancen auf eine Genehmigung verbessern. Hier finden Sie die Antworten auf die Frage „Warum kann ein ITIN-Antrag abgelehnt werden?“.
Fehlende oder fehlerhafte Unterlagen
Einer der häufigsten Gründe für die Ablehnung eines Antrags auf eine ITIN-Nummer sind unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen. Prüfen Sie deshalb alle Unterlagen sorgfältig, bevor Sie Ihren Antrag einreichen.
Fotokopien statt Originalen oder beglaubigter Dokumente
Der IRS verlangt Originale oder beglaubigte Kopien der Ausweisdokumente, keine einfachen Fotokopien. Werden diese nicht vorgelegt, kann der Antrag sofort abgelehnt werden.
Fehler oder leere Felder im Formular W-7
Fehler oder fehlende Angaben im Formular W-7 können die Bearbeitung verzögern oder zur Ablehnung führen. Achten Sie darauf, dass jeder Abschnitt vor der Einreichung korrekt und vollständig ausgefüllt ist.
Antrag trotz Anspruch auf eine SSN
Wenn Sie Anspruch auf eine Sozialversicherungsnummer haben, müssen Sie eine SSN statt einer ITIN beantragen. Ein Antrag auf eine ITIN-Nummer wird in diesem Fall vom IRS nicht angenommen.
Abgelaufene oder nicht englischsprachige Dokumente ohne Übersetzung
Abgelaufene Ausweisdokumente oder nicht englischsprachige Dokumente ohne beglaubigte Übersetzung sind ein Ablehnungsgrund. Reichen Sie stets gültige Dokumente und Übersetzungen ein, um dieses Problem zu vermeiden.