SSN steht für Social Security Number (Sozialversicherungsnummer). Es handelt sich um eine eindeutige neunstellige Identifikationsnummer, die in den USA von der Sozialversicherungsbehörde (Social Security Administration, SSA) vergeben wird. Die Sozialversicherungsnummer dient außerdem in vielen anderen Zusammenhängen als Identifikationsmerkmal, etwa bei der Arbeitsaufnahme, der Eröffnung eines Bankkontos, der Aufnahme von Krediten, der Beantragung staatlicher Leistungen und der Abgabe von Steuererklärungen.
Der Internal Revenue Service vergibt individuelle Steueridentifikationsnummern (ITINs) für die steuerliche Bearbeitung. Personen, die eine US-Steuernummer benötigen, aber keinen Anspruch auf eine Sozialversicherungsnummer haben oder keine besitzen, erhalten vom IRS eine ITIN.
Sie brauchen eine ITIN? Sie können Ihre ITIN online bei uns beantragen: Wir erstellen das Formular W-7 und reichen Ihren Antrag beim IRS ein.
Wenn Ihr Ehepartner weder eine SSN noch eine ITIN hat und Sie eine Steuererklärung einreichen müssen, sollten Sie zunächst mit dem Formular W-7 eine individuelle Steueridentifikationsnummer für Ihren Ehepartner beantragen; dieses Formular ist für Personen vorgesehen, die eine US-Steuererklärung einreichen müssen, aber keinen Anspruch auf eine SSN haben. Wenn der Antrag Ihres Ehepartners noch in Bearbeitung ist oder die individuelle Steueridentifikationsnummer nicht rechtzeitig zur Abgabe vorliegt, können Sie Ihre Steuererklärung einreichen und ihr eine schriftliche Erläuterung der Situation sowie eine Kopie des ITIN-Antrags beifügen. Reichen Sie eine gemeinsame Steuererklärung ein, wenn Sie mögliche Steuervorteile nutzen möchten, und geben Sie in Ihrer Steuererklärung an, dass eine ITIN beantragt wurde. Bewahren Sie den gesamten Schriftverkehr mit dem IRS und Nachweise zum Stand des Antrags auf, um eventuell auftretende Probleme klären zu können.
Was ist eine SSN?
Die Abkürzung SSN steht für Social Security Number (Sozialversicherungsnummer). Es handelt sich um eine eindeutige neunstellige Identifikationsnummer, die von der US-Sozialversicherungsbehörde (SSA) vergeben wird. Die Nummer dient vor allem dazu, Ansprüche auf Leistungen der Sozialversicherung wie Alters-, Erwerbsunfähigkeits- und Hinterbliebenenrenten zu erfassen.
Die Sozialversicherungsbehörde (SSA) vergibt Sozialversicherungsnummern in der Regel an Personen, die in den USA arbeiten dürfen. Die wichtigsten Personengruppen, die üblicherweise eine SSN erhalten:
- US-Bürger
- Personen mit dauerhaftem Aufenthaltsrecht (Green-Card-Inhaber)
- In den USA ansässige Nicht-Staatsbürger: Dazu gehören Personen mit bestimmten Visa, etwa mit Arbeitserlaubnis (z. B. Inhaber eines H-1B-Visums), sowie Flüchtlinge und Asylberechtigte.
- Befristet Beschäftigte: Personen mit befristeten Arbeitsvisa wie H-1B-, H-2A-, H-2B- oder L-1-Visa.
- Angehörige von Inhabern einer Sozialversicherungsnummer
Darüber hinaus wird die Sozialversicherungsnummer in vielen anderen Situationen häufig als Identitätsnachweis benötigt, etwa bei Bewerbungen, Kontoeröffnungen, Kreditanträgen, Anträgen auf staatliche Leistungen und Steuererklärungen. Unternehmen und Organisationen nutzen Sozialversicherungsnummern sehr häufig, um die Identität einer Person zu bestätigen und geschäftliche oder rechtliche Beziehungen zu begründen.
Was ist eine ITIN?
Der Internal Revenue Service vergibt individuelle Steueridentifikationsnummern (ITINs) für die steuerliche Bearbeitung. Personen, die eine US-Steuernummer benötigen, aber keinen Anspruch auf eine Sozialversicherungsnummer haben oder keine besitzen, erhalten vom IRS eine ITIN.
Individuelle Steueridentifikationsnummern helfen Menschen, die US-Steuervorschriften einzuhalten. Der Aufenthaltsstatus hat keinen Einfluss darauf, ob man eine ITIN erhalten kann. Für die Abgabe einer Bundessteuererklärung ist eine individuelle Steueridentifikationsnummer erforderlich.
Wer eine individuelle Steueridentifikationsnummer benötigt:
- Nicht in den USA ansässige ausländische Staatsangehörige, die eine US-Steuererklärung einreichen müssen
- In den USA ansässige ausländische Staatsangehörige, die eine US-Steuererklärung einreichen (aufgrund ihrer Aufenthaltstage in den USA)
- Angehörige oder Ehepartner eines US-Bürgers oder eines in den USA ansässigen Ausländers
- Angehörige oder Ehepartner eines nicht in den USA ansässigen Visuminhabers
- Nicht in den USA ansässige ausländische Staatsangehörige, die Vergünstigungen aus einem Doppelbesteuerungsabkommen in Anspruch nehmen
- Nicht in den USA ansässige ausländische Studierende, Professoren oder Forscher, die eine US-Steuererklärung einreichen oder eine Befreiung geltend machen
Warum für die Steuererklärung eine SSN oder ITIN erforderlich ist
Zu verstehen, warum für die Steuererklärung eine Sozialversicherungsnummer (SSN) oder eine individuelle Steueridentifikationsnummer (ITIN) erforderlich ist, ist entscheidend, um die US-Steuergesetze einzuhalten. Eine SSN wird von US-Staatsbürgern, Personen mit dauerhaftem Aufenthaltsrecht und bestimmten Personen mit befristetem Aufenthalt für steuerliche Zwecke verwendet. Sie hilft dem IRS, Einkommen zu erfassen, Einkünfte zu melden und Steuervergünstigungen wie den Earned Income Tax Credit (EITC) zu verwalten.
Eine ITIN ist dagegen für Personen gedacht, die keinen Anspruch auf eine SSN haben, aber eine US-Steuererklärung einreichen müssen. Dazu gehören nicht in den USA ansässige Personen, ausländische Staatsangehörige sowie Angehörige oder Ehepartner von US-Staatsbürgern oder in den USA ansässigen Personen. Individuelle Steueridentifikationsnummern ermöglichen es diesen Personen zwar, ihre steuerlichen Pflichten zu erfüllen, berechtigen aber weder zur Arbeit in den USA noch zu Leistungen der Sozialversicherung.
Die Wahl der richtigen Identifikationsnummer sorgt für eine ordnungsgemäße Meldung und die Einhaltung der Steuervorschriften; so lassen sich Strafen vermeiden, und die steuerliche Bearbeitung verläuft korrekt.
Wie beantragen Sie eine ITIN für Ihren Ehepartner?
Wenn Sie eine individuelle Steueridentifikationsnummer für Ihren Ehepartner beantragen, stellen Sie sicher, dass beide Partner die US-amerikanischen Pflichten zur Steuererklärung erfüllen, insbesondere wenn einer der Partner keinen Anspruch auf eine SSN hat.
So beantragen Sie eine individuelle Steueridentifikationsnummer (ITIN) für Ihren Ehepartner:
- Vergewissern Sie sich, dass Ihr Ehepartner eine ITIN benötigt.
- Füllen Sie das Formular W-7 aus
- Stellen Sie die Unterlagen zusammen, die die Identität und den ausländischen Status Ihres Ehepartners belegen.
- Wenn die individuelle Steueridentifikationsnummer für die Abgabe einer Steuererklärung beantragt wird, fügen Sie das ausgefüllte Formular W-7 Ihrer Bundessteuererklärung bei.
- Senden Sie das Formular W-7 zusammen mit den Nachweisen und gegebenenfalls der Steuererklärung per Post an die Adresse, die in den Anleitungen zum Formular W-7 angegeben ist.
- Auf die Erteilung der ITIN warten
- Unterlagen aufbewahren
Wie füllen Sie das IRS-Formular W-7 für einen ITIN-Antrag aus?
Wer beim IRS eine Bundessteuererklärung einreichen will, darf keinen Anspruch auf eine SSN haben, um eine ITIN zu erhalten. Mit dem Formular W-7 beantragen Personen, die keine US-Staatsbürger sind, eine individuelle Steueridentifikationsnummer.
Das Formular W-7 enthält unter anderem folgende Fragen:
Warum der Antragsteller eine ITIN benötigt
Name und Postanschrift des Antragstellers sowie gegebenenfalls abweichende Auslandsanschrift
Geburtsdatum und Geburtsort des Antragstellers
Staatsangehörigkeit des Antragstellers
Ausländische Steueridentifikationsnummer des Antragstellers, falls vorhanden
US-Visumnummer des Antragstellers, falls zutreffend
Angaben zu den Dokumenten, die zum Nachweis der Identität des Antragstellers eingereicht werden
Eine Steuererklärung, der ein oder mehrere W-7-Formulare beigefügt sind, kann nicht elektronisch eingereicht werden. Sie können sie persönlich bei jedem Taxpayer Assistance Center des IRS abgeben.
Das Formular W-7 kann per Post gesendet werden an:
Internal Revenue Service
Operation ITIN
P.O. Box 149342
Austin, Texas 78714-9342
Es dauert 6 bis 10 Wochen, bis Sie die Nummer erhalten. Wurde die individuelle Steueridentifikationsnummer in den letzten 3 Jahren nicht für eine Bundessteuererklärung verwendet, verfällt sie am Ende des laufenden Jahres.
Sonderregeln für nicht in den USA ansässige Ehepartner bei der Steuererklärung
Diese Sonderregeln helfen Ihnen, Ihre Steuererklärung korrekt einzureichen und mögliche Vorteile bestmöglich zu nutzen, während Sie zugleich die US-Steuergesetze einhalten:
- Wahl zwischen gemeinsamer und getrennter Steuererklärung (Sie können mit Ihrem nicht in den USA ansässigen Ehepartner eine gemeinsame Steuererklärung einreichen. Entscheiden Sie sich gegen eine gemeinsame Erklärung, muss Ihr Ehepartner als nicht in den USA ansässige Person eine Steuererklärung einreichen, und Sie reichen Ihre Erklärung als in den USA ansässige Person oder US-Staatsbürger ein.)
- Hat Ihr nicht in den USA ansässiger Ehepartner keine Sozialversicherungsnummer (SSN), muss er eine individuelle Steueridentifikationsnummer (ITIN) beantragen
- Bei einer gemeinsamen Steuererklärung müssen Sie Ihr weltweites Einkommen angeben.
- Um eine Doppelbesteuerung von im Ausland erzielten Einkünften abzumildern, können ausländische Steuergutschriften oder Abzüge möglich sein. Diese werden je nach Situation mit dem Formular 1116 (Foreign Tax Credit) oder dem Formular 2555 (Foreign Earned Income Exclusion) angegeben.
- Doppelbesteuerungsabkommen zwischen den USA und anderen Ländern können zusätzliche Vergünstigungen oder Befreiungen vorsehen
- Dokumentieren Sie alle Einkünfte, Abzüge und Steuerzahlungen sorgfältig.
- Halten Sie die US-Steuergesetze ein, indem Sie sich mit den jeweiligen Erklärungspflichten und Fristen für US-Staatsbürger und nicht in den USA ansässige Personen vertraut machen.
Mögliche Strafen und Probleme bei einer Steuererklärung ohne SSN oder ITIN
Zu den möglichen Strafen und Problemen bei einer Steuererklärung ohne SSN oder ITIN gehören:
- Verzögerte Steuererstattungen
- Strafen bei Nichtabgabe
- Keine Inanspruchnahme von Steuergutschriften möglich
- Probleme bei der steuerlichen Meldung
- Rechtliche und Compliance-Probleme:
- Schwierigkeiten bei der Kontoeröffnung
- Schwierigkeiten bei der Beschäftigung
- Kein Anspruch auf staatliche Leistungen
- Fehlerhafte Steuererklärung
- Probleme bei der Annahme der Steuererklärung
Was tun, wenn der ITIN-Antrag Ihres Ehepartners abgelehnt wird?
Wenn der ITIN-Antrag Ihres Ehepartners abgelehnt wurde:
- Ablehnungsbescheid prüfen (Lesen Sie den Ablehnungsbescheid des IRS sorgfältig, um den Grund für die Ablehnung zu verstehen.)
- Mängel beheben (Gehen Sie gezielt auf den Ablehnungsgrund ein.)
- Erforderliche Unterlagen zusammenstellen (Achten Sie darauf, alle erforderlichen Nachweise einzureichen.)
- Neuen Antrag ausfüllen (Füllen Sie bei Bedarf ein neues Formular W-7 aus.)
- Steuererklärung beifügen (Wurde der Antrag abgelehnt, weil keine Steuererklärung beilag, fügen Sie dem neuen Formular W-7 eine ausgefüllte Steuererklärung bei.)
- Überarbeiteten Antrag einreichen (Senden Sie das korrigierte Formular W-7 und alle zusätzlichen Unterlagen per Post an die in den Anleitungen angegebene Adresse.)
- Annahmestelle hinzuziehen (Wenn Schwierigkeiten auftreten, sollten Sie sich an eine vom IRS zugelassene Annahmestelle (Acceptance Agent) wenden, die Sie beim Antrag unterstützt und dafür sorgt, dass alle Voraussetzungen erfüllt sind.)
- Antrag verfolgen (Verfolgen Sie nach der erneuten Einreichung den Stand Ihres Antrags.)
- Unterlagen aufbewahren (Bewahren Sie Kopien aller Formulare, Unterlagen und Schreiben zu Ihrem ITIN-Antrag für Ihre Unterlagen auf.)
- Professionelle Hilfe in Anspruch nehmen (Wenn die Probleme fortbestehen oder die Ablehnungsgründe unklar sind, wenden Sie sich an einen Steuerberater oder Rechtsanwalt, der auf ITIN-Anträge spezialisiert ist und Sie beraten und unterstützen kann.)
