Que vous lanciez une nouvelle entreprise ou que vous envisagiez de créer une société aux États-Unis, vous devez disposer de certains documents importants. Parmi ces documents figurent le numéro fédéral d'identification d'employeur (FEIN), les statuts constitutifs (Articles of Incorporation), le pacte d'actionnaires et les certificats d'actions.
Statuts constitutifs (Articles of Incorporation)
En règle générale, les statuts constitutifs d'une société américaine sont un ensemble de documents juridiques officiels déposés auprès de l'État. Ces documents constituent le fondement de la société et lui confèrent la capacité juridique d'exercer une activité dans l'État. Ils fournissent des informations importantes sur la société, comme sa dénomination, son objet, le type de ses actions et une brève description de la société. Les statuts peuvent également comporter une brève description de la structure du capital de la société.
Si les statuts constitutifs d'une société américaine sont importants, d'autres aspects sont aussi à prendre en compte. Un avocat disposera des connaissances nécessaires pour s'assurer que les documents que vous déposez répondent aux exigences de l'État. Vous trouverez également des informations sur le contenu des statuts constitutifs sur le site du Secretary of State.
Selon l'État, vous pouvez aussi être tenu de remplir des formulaires supplémentaires. Si vous constituez une organisation à but non lucratif, vous devrez peut-être indiquer l'objet de l'organisation et le bénéfice qu'elle doit apporter. Vous devrez peut-être aussi déposer un certificat d'enregistrement.
Règlement intérieur (Bylaws)
L'élaboration du règlement intérieur d'une société repose sur un simple accord entre les fondateurs initiaux. Ce règlement définit le mode de fonctionnement de l'entreprise et lui apporte une protection juridique. Les propriétaires de l'entreprise peuvent avoir à présenter leur règlement intérieur pour ouvrir un compte bancaire, mettre en place un plan de retraite et bien d'autres démarches.
Lors de la rédaction du règlement intérieur, vous devez préciser les modalités de désignation, les droits de vote des membres et les procédures de révocation. Veillez également à décrire la manière dont les conflits d'intérêts seront gérés. Cette transparence montre que les membres de votre conseil d'administration ont une obligation fiduciaire envers la société et ses partenaires commerciaux potentiels.
Vous devez également préciser le quorum requis pour les réunions. Il s'agit du nombre minimum d'actionnaires qui doivent être présents pour pouvoir prendre des décisions. Un quorum courant est de cinquante pour cent des actionnaires.
Obtenir l'unanimité n'est pas chose facile. Vous pouvez toutefois éviter cet écueil grâce à un pacte d'actionnaires. Il s'agit d'un contrat conclu entre les propriétaires d'une société, qui définit les différents pouvoirs et responsabilités des actionnaires. Il précise également la marche à suivre pour devenir nouvel actionnaire.
Le pacte d'actionnaires contient également des dispositions relatives à la levée de capitaux. Il peut notamment obliger les actionnaires à verser une somme initiale ou à investir dans l'entreprise. Les actionnaires peuvent être appelés à le faire chaque trimestre ou chaque année.
Le pacte d'actionnaires peut également prévoir des règles de cession ou de transfert des actions. Il peut aussi comporter des clauses de non-concurrence et de non-sollicitation. Il peut en outre imposer aux actionnaires d'assister à certaines réunions.
Certificats d'actions
Il est judicieux d'obtenir des certificats d'actions si vous souhaitez négocier ou détenir des actions d'une société américaine. Ils ne constituent toutefois pas une obligation légale. En réalité, la plupart des sociétés n'en émettent que sur demande.
Les certificats d'actions sont des documents papier qui prouvent qu'un investisseur détient des actions d'une société. Ils indiquent le propriétaire, le nombre d'actions détenues et la dénomination de la société. Ils servent également à prouver le droit au versement de dividendes.
Certaines sociétés peuvent même émettre des copies électroniques des certificats d'actions. Celles-ci sont toutefois généralement coûteuses. Si vous ne savez pas comment obtenir ces documents, consultez un avocat spécialisé en droit des valeurs mobilières. Ces professionnels peuvent vous aider à vous assurer que vos certificats sont conformes à toutes les lois de l'État applicables.
Numéro fédéral d'identification d'employeur (FEIN)
L'obtention d'un numéro fédéral d'identification d'employeur (FEIN) est l'une des premières démarches à effectuer si vous souhaitez créer une société américaine. Ce numéro d'identification à neuf chiffres est attribué par l'IRS. Les entreprises l'utilisent à plusieurs fins, comme le dépôt des déclarations fiscales, l'ouverture de comptes bancaires professionnels, la participation aux marchés publics, etc.
La plupart des entités, comme les sociétés de capitaux et les sociétés de personnes, ont besoin d'un FEIN pour pouvoir déposer leurs déclarations fiscales. Ce numéro est également utilisé par les banques pour ouvrir des comptes bancaires professionnels, émettre des cartes de crédit professionnelles, etc.
L'IRS propose également un service gratuit qui vous permet d'obtenir un EIN. Si vous faites votre demande par courrier, l'obtention du numéro peut prendre jusqu'à quatre semaines. Vous pouvez toutefois obtenir un EIN en ligne pour une démarche plus rapide.
