Olitpa aloittamassa uutta liiketoimintaa tai harkitsemassa yhdysvaltalaisen yrityksen perustamista, sinulla on hyvä olla tietyt tärkeät asiakirjat. Näitä ovat liittovaltion työnantajan tunnistenumero (FEIN), perustamisasiakirja (Articles of Incorporation), osakassopimukset ja osakekirjat.
Perustamisasiakirja (Articles of Incorporation)
Yhdysvaltalaisen yrityksen perustamisasiakirja (Articles of Incorporation) on yleensä joukko virallisia oikeudellisia asiakirjoja, jotka jätetään osavaltion viranomaisille. Nämä asiakirjat muodostavat yhtiön perustan ja antavat sille oikeudellisen toimivallan harjoittaa liiketoimintaa osavaltiossa. Niissä annetaan yhtiöstä tärkeitä tietoja, kuten sen nimi, tarkoitus, osakelajit ja lyhyt kuvaus yhtiöstä. Perustamisasiakirjaan voi sisältyä myös lyhyt kuvaus yhtiön pääomarakenteesta.
Vaikka yhdysvaltalaisen yrityksen perustamisasiakirja on tärkeä, myös muita seikkoja on otettava huomioon. Asianajajalla on tarvittava asiantuntemus sen varmistamiseen, että jättämäsi asiakirjat täyttävät osavaltion vaatimukset. Tietoa perustamisasiakirjan osista löydät myös osavaltion Secretary of State -viraston verkkosivustolta.
Osavaltiosta riippuen sinun on ehkä täytettävä myös lisälomakkeita. Jos perustat voittoa tavoittelemattoman järjestön, sinun on ehkä ilmoitettava järjestön tarkoitus ja sen tavoittelema hyöty. Sinun on ehkä myös jätettävä rekisteröintitodistus.
Yhtiöjärjestys (bylaws)
Yhtiöjärjestyksen laatiminen on prosessi, johon kuuluu yksinkertainen sopimus yhtiön alkuperäisten perustajien kesken. Yhtiöjärjestyksessä määritellään, miten yritys toimii, ja se antaa yhtiölle oikeudellista suojaa. Yrityksen omistajien on ehkä esitettävä yhtiöjärjestyksensä esimerkiksi pankkitilin avaamista, eläkejärjestelyn perustamista ja monia muita asioita varten.
Yhtiöjärjestystä laatiessasi sinun on sisällytettävä siihen tiedot valintamenettelystä, jäsenten äänioikeuksista ja erottamismenettelyistä. Varmista myös, että kuvaat, miten eturistiriidat käsitellään. Tämä osoittaa, että hallituksesi jäsenillä on luottamusvastuu yhtiötä ja mahdollisia liikekumppaneita kohtaan.
Lisäksi sinun on kuvattava kokousten päätösvaltaisuuden edellytykset. Niillä tarkoitetaan osakkeenomistajien vähimmäismäärää, jonka on oltava läsnä, jotta päätöksiä voidaan tehdä. Yleinen päätösvaltaisuuden raja on viisikymmentä prosenttia osakkeenomistajista.
Yksimielisen hyväksynnän saaminen ei ole helppoa. Tämän voi kuitenkin välttää osakassopimuksella. Se on yhtiön omistajien välinen liikesopimus, jossa määritellään osakkeenomistajien eri valtuudet ja vastuut. Siinä kuvataan myös, miten uudeksi osakkeenomistajaksi tullaan.
Osakassopimus sisältää myös pääoman hankintaa koskevia määräyksiä. Niissä voidaan esimerkiksi edellyttää, että osakkeenomistajat maksavat alkupanoksen tai sijoittavat yritykseen. Osakkeenomistajien voidaan odottaa tekevän näin neljännesvuosittain tai vuosittain.
Osakassopimukseen voi sisältyä myös osakkeiden myyntiä tai luovutusta koskevia sääntöjä. Siihen voi sisältyä myös kilpailukielto- ja houkuttelukieltomääräyksiä. Siinä voidaan myös edellyttää osakkeenomistajien osallistumista tiettyihin kokouksiin.
Osakekirjat
Osakekirjojen hankkiminen on hyvä ajatus, jos haluat käydä kauppaa yhdysvaltalaisen yrityksen osakkeilla tai omistaa niitä. Ne eivät kuitenkaan ole lakisääteinen vaatimus. Itse asiassa useimmat yhtiöt antavat niitä vain pyynnöstä.
Osakekirjat ovat paperisia asiakirjoja, jotka todistavat sijoittajan omistavan yhtiön osakkeita. Niissä mainitaan omistaja, omistettujen osakkeiden määrä ja yhtiön nimi. Niillä osoitetaan myös oikeus osingonmaksuihin.
Jotkin yhtiöt voivat antaa osakekirjoista jopa sähköisiä kappaleita. Ne ovat kuitenkin yleensä kalliita. Jos et ole varma, miten nämä asiakirjat hankitaan, sinun kannattaa kääntyä arvopaperioikeuteen erikoistuneen asianajajan puoleen. Nämä ammattilaiset voivat auttaa sinua varmistamaan, että osakekirjasi ovat kaikkien sovellettavien osavaltion lakien mukaisia.
Liittovaltion työnantajan tunnistenumero (FEIN)
Liittovaltion työnantajan tunnistenumeron (FEIN) hankkiminen on yksi ensimmäisistä asioista, jotka sinun kannattaa tehdä, jos haluat perustaa yhdysvaltalaisen yrityksen. Tämän yhdeksännumeroisen tunnuksen myöntää IRS. Yritykset käyttävät sitä moniin tarkoituksiin, kuten verojen ilmoittamiseen, yrityspankkitilien avaamiseen, julkisiin hankintoihin osallistumiseen ja muuhun.
Useimmat yritysmuodot, kuten osakeyhtiöt ja henkilöyhtiöt, tarvitsevat FEIN-numeron voidakseen ilmoittaa veronsa. Pankit käyttävät tätä numeroa myös yrityspankkitilien avaamiseen, yrityksen luottokorttien myöntämiseen ja muuhun.
IRS tarjoaa myös maksuttoman palvelun, jonka kautta voit saada EIN-numeron. Jos haet postitse, numeron saaminen voi kestää jopa neljä viikkoa. Nopeammin onnistut kuitenkin hankkimalla EIN-numeron verkossa.
