Είτε ξεκινάτε μια νέα επιχείρηση είτε σκέφτεστε να συστήσετε εταιρεία στις ΗΠΑ, υπάρχουν ορισμένα σημαντικά έγγραφα που πρέπει να διαθέτετε. Σε αυτά περιλαμβάνονται ο Ομοσπονδιακός Αριθμός Αναγνώρισης Εργοδότη (FEIN), η ιδρυτική πράξη (Articles of Incorporation), οι συμφωνίες μετόχων και τα πιστοποιητικά μετοχών.
Ιδρυτική πράξη (Articles of Incorporation)
Γενικά, η ιδρυτική πράξη (Articles of Incorporation) μιας εταιρείας στις ΗΠΑ είναι ένα σύνολο επίσημων νομικών εγγράφων που κατατίθενται στην πολιτεία. Τα έγγραφα αυτά αποτελούν το θεμέλιο της κεφαλαιουχικής εταιρείας και της δίνουν τη νομική εξουσία να ασκεί δραστηριότητα στην πολιτεία. Περιέχουν σημαντικές πληροφορίες για την εταιρεία, όπως την επωνυμία της, τον σκοπό της, το είδος των μετοχών και μια σύντομη περιγραφή της. Η ιδρυτική πράξη μπορεί επίσης να περιλαμβάνει μια σύντομη περιγραφή της κεφαλαιακής διάρθρωσης της εταιρείας.
Παρότι η ιδρυτική πράξη μιας εταιρείας στις ΗΠΑ είναι σημαντική, υπάρχουν και άλλες πτυχές που πρέπει να λάβετε υπόψη. Ένας δικηγόρος διαθέτει τις απαραίτητες γνώσεις ώστε να διασφαλίσει ότι τα έγγραφα που καταθέτετε πληρούν τις απαιτήσεις της πολιτείας. Πληροφορίες για τα στοιχεία που περιλαμβάνει μια ιδρυτική πράξη θα βρείτε επίσης στον ιστότοπο του Secretary of State της πολιτείας.
Ανάλογα με την πολιτεία, ενδέχεται να χρειαστεί να συμπληρώσετε και πρόσθετα έντυπα. Αν ιδρύετε μη κερδοσκοπικό οργανισμό, μπορεί να πρέπει να δηλώσετε τον σκοπό και το επιδιωκόμενο όφελος του οργανισμού. Ενδέχεται επίσης να χρειαστεί να καταθέσετε πιστοποιητικό εγγραφής.
Καταστατικό (Bylaws)
Η κατάρτιση του καταστατικού (bylaws) μιας εταιρείας είναι μια διαδικασία που βασίζεται σε μια απλή συμφωνία μεταξύ των αρχικών ιδρυτών. Το καταστατικό ορίζει τον τρόπο λειτουργίας της επιχείρησης και παρέχει νομική προστασία στην εταιρεία. Οι ιδιοκτήτες της επιχείρησης ενδέχεται να χρειαστεί να επιδείξουν το καταστατικό τους για να ανοίξουν τραπεζικό λογαριασμό, να δημιουργήσουν συνταξιοδοτικό πρόγραμμα και για πολλά άλλα.
Κατά την κατάρτιση του καταστατικού, θα πρέπει να περιλάβετε λεπτομέρειες για τη διαδικασία επιλογής, τα δικαιώματα ψήφου των μελών και τις διαδικασίες απομάκρυνσης. Θα πρέπει επίσης να περιγράψετε πώς θα αντιμετωπίζονται οι συγκρούσεις συμφερόντων. Η γνωστοποίηση αυτή αποδεικνύει ότι τα μέλη του διοικητικού σας συμβουλίου έχουν καθήκον πίστης απέναντι στην εταιρεία και στους πιθανούς επιχειρηματικούς εταίρους.
Θα πρέπει επίσης να περιγράψετε την απαρτία που απαιτείται για τις συνεδριάσεις. Πρόκειται για τον ελάχιστο αριθμό μετόχων που πρέπει να είναι παρόντες για να ληφθούν αποφάσεις. Μια συνηθισμένη απαρτία είναι το πενήντα τοις εκατό των μετόχων.
Η επίτευξη ομόφωνης έγκρισης δεν είναι εύκολη υπόθεση. Μπορείτε όμως να την αποφύγετε με μια συμφωνία μετόχων. Πρόκειται για μια επιχειρηματική σύμβαση μεταξύ των ιδιοκτητών μιας εταιρείας, η οποία ορίζει τις διάφορες εξουσίες και ευθύνες των μετόχων. Περιγράφει επίσης τη διαδικασία με την οποία κάποιος γίνεται νέος μέτοχος.
Η συμφωνία μετόχων περιέχει επίσης διατάξεις για την άντληση κεφαλαίων. Σε αυτές μπορεί να περιλαμβάνεται η υποχρέωση των μετόχων να καταβάλουν ένα αρχικό ποσό ή να επενδύσουν στην επιχείρηση. Οι μέτοχοι μπορεί να αναμένεται να το κάνουν αυτό σε τριμηνιαία ή ετήσια βάση.
Η συμφωνία μετόχων μπορεί επίσης να περιλαμβάνει κανόνες για την πώληση ή τη μεταβίβαση μετοχών. Μπορεί ακόμη να περιέχει ρήτρες μη ανταγωνισμού και μη προσέλκυσης. Μπορεί επίσης να υποχρεώνει τους μετόχους να παρίστανται σε ορισμένες συνεδριάσεις.
Πιστοποιητικά μετοχών
Η απόκτηση πιστοποιητικών μετοχών είναι καλή ιδέα αν θέλετε να διαπραγματεύεστε ή να κατέχετε μετοχές μιας εταιρείας στις ΗΠΑ. Ωστόσο, δεν αποτελούν νομική υποχρέωση. Στην πραγματικότητα, οι περισσότερες εταιρείες τα εκδίδουν μόνο κατόπιν αιτήματος.
Τα πιστοποιητικά μετοχών είναι έγγραφα που αποδεικνύουν την κυριότητα ενός επενδυτή επί μετοχών μιας εταιρείας. Αναγράφουν τον κάτοχο, τον αριθμό των μετοχών που κατέχει και την επωνυμία της εταιρείας. Χρησιμοποιούνται επίσης για να αποδειχθεί το δικαίωμα είσπραξης μερισμάτων.
Ορισμένες εταιρείες μπορούν να εκδίδουν και ηλεκτρονικά αντίγραφα πιστοποιητικών μετοχών. Αυτά όμως είναι συνήθως ακριβά. Αν δεν είστε βέβαιοι πώς να αποκτήσετε αυτά τα έγγραφα, θα πρέπει να συμβουλευτείτε έναν δικηγόρο ειδικευμένο στο δίκαιο κινητών αξιών. Οι επαγγελματίες αυτοί μπορούν να σας βοηθήσουν να διασφαλίσετε ότι τα πιστοποιητικά σας συμμορφώνονται με όλους τους ισχύοντες νόμους της πολιτείας.
Ομοσπονδιακός Αριθμός Αναγνώρισης Εργοδότη (FEIN)
Η απόκτηση Ομοσπονδιακού Αριθμού Αναγνώρισης Εργοδότη (FEIN) είναι από τα πρώτα πράγματα που πρέπει να κάνετε αν θέλετε να συστήσετε εταιρεία στις ΗΠΑ. Αυτός ο εννιαψήφιος αριθμός αναγνώρισης εκδίδεται από την IRS. Οι επιχειρήσεις τον χρησιμοποιούν για διάφορους σκοπούς, όπως την υποβολή φορολογικών δηλώσεων, το άνοιγμα επιχειρηματικών τραπεζικών λογαριασμών, τη συμμετοχή σε δημόσιους διαγωνισμούς και άλλα.
Οι περισσότερες επιχειρηματικές οντότητες, όπως οι κεφαλαιουχικές και οι προσωπικές εταιρείες, χρειάζονται FEIN για να μπορούν να υποβάλλουν φορολογικές δηλώσεις. Ο αριθμός αυτός χρησιμοποιείται επίσης από τις τράπεζες για το άνοιγμα επιχειρηματικών τραπεζικών λογαριασμών, την έκδοση επιχειρηματικών πιστωτικών καρτών και άλλα.
Η IRS προσφέρει επίσης μια δωρεάν υπηρεσία που σας επιτρέπει να αποκτήσετε EIN. Αν υποβάλετε αίτηση ταχυδρομικά, η έκδοση του αριθμού μπορεί να διαρκέσει έως και τέσσερις εβδομάδες. Μπορείτε όμως να αποκτήσετε EIN online για ταχύτερη διαδικασία.
