Que vous lanciez une nouvelle entreprise ou que vous envisagiez de constituer une société aux États-Unis, certains documents importants sont à prévoir. Ces documents comprennent un numéro d'identification d'employeur fédéral (FEIN), les statuts constitutifs, les conventions d'actionnaires et les certificats d'actions.
Statuts constitutifs
En général, les statuts constitutifs (Articles of Incorporation) d'une société américaine sont un ensemble de documents juridiques officiels déposés auprès de l'État. Ces documents forment le fondement de la société par actions et lui confèrent l'autorité légale d'exercer ses activités dans l'État. Ils fournissent des renseignements importants sur la société, comme son nom, son objet, le type d'actions et une brève description de la société. Les statuts peuvent également comprendre une brève description de la structure du capital de la société.
Bien que les statuts constitutifs d'une société américaine soient importants, d'autres aspects sont à considérer. Un avocat aura les connaissances nécessaires pour s'assurer que les documents que vous déposez respectent les exigences de l'État. Vous pouvez aussi trouver des renseignements sur les éléments des statuts constitutifs sur le site Web du secrétaire d'État (Secretary of State).
Selon l'État, vous pourriez aussi devoir remplir d'autres formulaires. Si vous constituez un organisme sans but lucratif, vous devrez peut-être indiquer l'objet et l'avantage visé de l'organisme. Vous pourriez également devoir déposer un certificat d'enregistrement.
Règlements administratifs
La rédaction des règlements administratifs d'une société consiste en un simple accord entre les fondateurs initiaux. Ces règlements décrivent le fonctionnement de l'entreprise et lui offrent une protection juridique. Les propriétaires de l'entreprise pourraient devoir présenter leurs règlements administratifs pour obtenir un compte bancaire, mettre en place un régime de retraite et bien d'autres choses.
Lorsque vous rédigez des règlements administratifs, vous devriez y inclure des précisions sur le processus de sélection, les droits de vote des membres et les procédures de révocation. Vous devriez aussi vous assurer de décrire la façon dont les conflits d'intérêts seront gérés. Cette divulgation démontre que les membres de votre conseil ont une responsabilité fiduciaire envers l'entreprise et ses partenaires d'affaires potentiels.
Vous devriez également décrire le quorum requis pour les assemblées. Il s'agit du nombre minimal d'actionnaires qui doivent être présents pour qu'une décision puisse être prise. Un quorum courant est de cinquante pour cent des actionnaires.
Obtenir l'approbation unanime n'est pas une mince affaire. Vous pouvez toutefois l'éviter en recourant à une convention d'actionnaires. Il s'agit d'un contrat commercial entre les propriétaires d'une entreprise qui précise les divers pouvoirs et responsabilités des actionnaires. Elle détaille aussi le processus pour devenir un nouvel actionnaire.
Une convention d'actionnaires contient également des dispositions relatives à la collecte de capitaux. Cela peut comprendre l'obligation, pour les actionnaires, de verser une somme initiale ou d'investir dans l'entreprise. Il peut être attendu des actionnaires qu'ils le fassent chaque trimestre ou chaque année.
Une convention d'actionnaires peut aussi inclure des règles sur la vente ou le transfert d'actions. Elle peut également comprendre des clauses de non-concurrence et de non-sollicitation. Elle peut aussi obliger les actionnaires à assister à certaines assemblées.
Certificats d'actions
Obtenir des certificats d'actions est une bonne idée si vous souhaitez négocier ou détenir des actions d'une société américaine. Ils ne constituent toutefois pas une obligation légale. En fait, la plupart des sociétés ne les émettent que sur demande.
Les certificats d'actions sont des documents papier qui prouvent qu'un investisseur est propriétaire d'actions d'une société. Ils indiquent le propriétaire, le nombre d'actions détenues et le nom de la société. Ils servent aussi à prouver le droit à des versements de dividendes.
Certaines sociétés sont même en mesure d'émettre des copies électroniques des certificats d'actions. Celles-ci sont cependant généralement coûteuses. Si vous ne savez pas comment obtenir ces documents, vous devriez consulter un avocat spécialisé en valeurs mobilières. Ces professionnels peuvent vous aider à vous assurer que vos certificats sont conformes à toutes les lois applicables de l'État.
Numéro d'identification d'employeur fédéral (FEIN)
Obtenir un numéro d'identification d'employeur fédéral (FEIN) est l'une des premières choses à faire si vous souhaitez constituer une entreprise aux États-Unis. Ce numéro d'identification à neuf chiffres est attribué par l'IRS. Les entreprises l'utilisent à plusieurs fins, notamment pour produire leurs déclarations de revenus, ouvrir des comptes bancaires d'entreprise, soumissionner pour des contrats gouvernementaux, et plus encore.
La plupart des entités commerciales, comme les sociétés par actions et les sociétés de personnes, ont besoin d'un FEIN pour pouvoir produire leurs déclarations de revenus. Ce numéro est également utilisé par les banques pour ouvrir des comptes bancaires d'entreprise, émettre des cartes de crédit d'entreprise, et plus encore.
L'IRS offre aussi un service gratuit qui vous permet d'obtenir un EIN. Si vous présentez votre demande par la poste, l'obtention du numéro peut prendre jusqu'à quatre semaines. Vous pouvez toutefois obtenir un EIN en ligne pour un processus plus rapide.
