Bevor wir auf die Ausnahmen bei der ITIN eingehen, sollten wir Fragen klären wie: Was ist eine ITIN-Nummer und wozu erhält man sie? ITIN steht für „Individual Taxpayer Identification Number“ (individuelle Steueridentifikationsnummer). Sie wird von Personen verwendet, die in den USA keinen Anspruch auf eine Sozialversicherungsnummer (SSN) oder keine solche Nummer haben, aber dennoch Steuererklärungen einreichen müssen. Der IRS (Internal Revenue Service) vergibt die individuellen Steueridentifikationsnummern, die aus neun Ziffern bestehen und mit der Ziffer 9 beginnen.
ITIN-Nummern, die es seit 1996 gibt, betreffen Personen, die in den USA eine Bundeseinkommensteuererklärung einreichen müssen, unabhängig davon, ob sie dort leben oder nicht. Sie hängen daher nicht vom Aufenthaltsstatus ab. Eine ITIN allein verleiht keine Rechte wie die Erlaubnis, in den USA Einkommen zu erzielen oder zu arbeiten. Besonders wichtig ist sie auch für Inhaber einer LLC (Limited Liability Company) oder für Personen, die eine solche gründen möchten.
Wer sollte eine ITIN haben?
Der IRS (Internal Revenue Service, die US-Steuerbehörde) hat die ITIN-Nummer für Personen geschaffen, die keine SSN haben, aber dennoch Bundessteuererklärungen einreichen müssen. Die wichtigsten Fälle, in denen eine ITIN erforderlich ist:
- Ausländische Personen mit Wohnsitz in den USA, die keinen Anspruch auf eine SSN haben und eine Steuererklärung einreichen müssen.
- Ausländische Personen mit Wohnsitz außerhalb der USA, die eine Steuererklärung einreichen müssen.
- Ausländische Personen, die eine Zeit lang in den USA gelebt haben und eine Steuererklärung einreichen müssen.
- Ausländische Ehepartner oder unterhaltsberechtigte Angehörige eines US-Bürgers.
- Ehepartner oder unterhaltsberechtigte Angehörige einer ausländischen Person mit Visum (in den USA).
- Ausländische Wissenschaftler oder Studierende, die in den USA eine Steuererklärung einreichen müssen.
- Personen, die Online-Zahlungssysteme wie PayPal nutzen müssen.
Wie erhalte ich eine ITIN-Nummer?
ITIN-Anträge können zu jeder Zeit des Jahres gestellt werden. Beratungsunternehmen, die die erforderlichen Schritte für Antragsteller auf eine ITIN-Nummer übernehmen, erleichtern die Sache. So lässt sich das scheinbar komplizierte Antragsverfahren für Personen mit geschäftlichen und rechtlichen Aktivitäten in den USA leichter bewältigen. Der IRS nimmt keine elektronischen ITIN-Anträge an.
Der ITIN-Antrag beginnt damit, dass Sie beim IRS ein Formular W-7 beschaffen. Das ausgefüllte Formular W-7 muss zusammen mit einem Reisepass oder einem Nachweis des Ausländerstatus an den IRS geschickt werden. Die Dokumente müssen gültig sein. Vor 2012 genügte es, eine notariell beglaubigte Kopie des Reisepasses einzusenden. Seit der Änderung muss jedoch der nicht abgelaufene Original-Reisepass eingesandt werden.
Der IRS sendet das Formular W-7 innerhalb von 60 Tagen nach Eingang der Originale der erforderlichen Dokumente an die im Formular angegebene Adresse zurück. Bei nicht zurückgesandten Dokumenten erreichen Sie den IRS unter 800-829-1040 (innerhalb der USA) und 267-941-1000 (außerhalb der USA). Ihre Chancen auf eine Genehmigung können Sie außerdem erhöhen, indem Sie ein gültiges US-Visum, eine Steuererklärung sowie ein Schreiben beilegen, in dem Sie sich und Ihr Unternehmen vorstellen.
Wenn der Antragsteller ohnehin in die USA reisen möchte, kann er den Antrag persönlich stellen, indem er einen Termin beim IRS vereinbart. Damit entfällt das Problem, die eigene Identität nachweisen zu müssen, denn die Originale von Dokumenten wie dem Reisepass werden beim Termin persönlich vorgelegt. Das Ergebnis des Antrags wird auch in diesem Fall an die Adresse geschickt, die der Antragsteller im Formular angibt.
Wie reichen Sie Ihren ITIN-Antrag beim IRS ein?
Per Post:
Senden Sie das Formular W-7, Ihre Steuererklärung (sofern zutreffend) oder andere für eine Ausnahme erforderliche Dokumente sowie die oben unter „Anforderungen an die Nachweisdokumente“ beschriebenen Unterlagen an:
Internal Revenue Service
ITIN Operation
P.O. Box 149342
Austin, TX 78714-9342
Verwenden Sie nicht die Postanschrift aus den Anleitungen zu Ihrer Steuererklärung, wenn Sie Ihren Antrag per Post verschicken.
Per privatem Zustelldienst:
Wenn Sie einen privaten Zustelldienst nutzen, senden Sie Ihr Formular W-7, Ihre Steuererklärung (sofern zutreffend) oder andere für eine Ausnahme erforderliche Dokumente sowie die oben unter „Anforderungen an die Nachweisdokumente“ beschriebenen Unterlagen an:
Internal Revenue Service
ITIN Operation
Mail Stop 6090-AUSC
3651 S. Interregional, Hwy 35
Austin, TX 78741-0000
Der private Zustelldienst kann Ihnen sagen, wie Sie einen schriftlichen Nachweis über das Versanddatum erhalten.
Persönlich:
Sie können Ihre ITIN-Nummer beantragen, indem Sie eines der dafür vorgesehenen IRS Taxpayer Assistance Centers (TACs) aufsuchen. Dort können Originale und von der ausstellenden Behörde beglaubigte Kopien der Dokumente von Haupt- und Mitantragstellern sowie ihren Angehörigen geprüft werden. Bei Angehörigen können die TACs Reisepässe, nationale Personalausweise und Geburtsurkunden prüfen.
Über eine Annahmestelle (Acceptance Agent):
Sie können den Antrag auch über eine von zwei Arten vom IRS autorisierter Annahmestellen stellen:
- Annahmestelle (Acceptance Agent, AA)
- Zertifizierte Annahmestelle (Certifying Acceptance Agent, CAA)
Annahmestelle (AA). Eine Annahmestelle (Acceptance Agent, AA) kann Ihnen helfen, das Formular W-7 auszufüllen und einzureichen. Eine Liste der Annahmestellen finden Sie unter https://www.irs.gov/individuals/international-taxpayers/acceptance-agent-program, indem Sie „acceptance agent program“ in das Suchfeld eingeben.
Zertifizierte Annahmestelle (CAA). Eine zertifizierte Annahmestelle (Certifying Acceptance Agent, CAA) kann Originale und von der ausstellenden Behörde beglaubigte Kopien der Dokumente von Haupt- und Mitantragstellern sowie ihren Angehörigen prüfen, mit Ausnahme ausländischer Militärausweise.
Welche Ausnahmefälle gibt es bei der ITIN?
Für die Steuererklärung gibt es bestimmte ITIN-Ausnahmen von der ITIN-Pflicht. Wenn Sie eines der unten aufgeführten Kriterien erfüllen, benötigen Sie möglicherweise keine ITIN.
ITIN-Ausnahme 1 – Quellensteuerabzug durch Dritte auf passive Einkünfte
- Gesellschafter einer US-amerikanischen oder ausländischen Gesellschaft, die in den USA investiert und Einkünfte aus einer Personengesellschaft (Partnership) erzielt.
- Personen, die im laufenden Steuerjahr Ausschüttungen wie Mieteinnahmen, Renten, Leibrenten, Dividenden, Lizenzgebühren usw. erhalten.
- Personen, die ein verzinstes Bankkonto eröffnen, dessen Erträge tatsächlich mit einer Geschäftstätigkeit in den USA verbunden sind und der Meldepflicht gegenüber dem IRS sowie dem Quellensteuerabzug auf Bundesebene unterliegen.
- Steuerlich als „Resident Aliens“ geltende Personen, die ein verzinstes Bankkonto eröffnet haben, dessen Erträge der Meldepflicht gegenüber dem IRS und der Quellensteuer auf Bundesebene unterliegen.
ITIN-Ausnahme 2 – Sonstige Einkünfte
Personen, die die Vorteile eines US-Doppelbesteuerungsabkommens (DBA) in Anspruch nehmen und eine der folgenden Zahlungen erhalten:
- Löhne, Gehälter und Vergütungen, wobei sie dem Quellensteuerabzugsverpflichteten das Formular 8233 vorlegen müssen
- Stipendien, Forschungsstipendien und Zuschüsse, wobei sie dem Quellensteuerabzugsverpflichteten das Formular W-8BEN vorlegen müssen
- Glücksspielgewinne
ITIN-Ausnahme 3 – Meldung von Hypothekenzinsen durch Dritte
- Personen mit einem Hypothekendarlehen für eine Immobilie in den USA
ITIN-Ausnahme 4 – Quellensteuerabzug durch Dritte – Verkauf durch eine ausländische Person mit Rechten an US-Immobilien
- Personen, die an der Übertragung von Rechten an Immobilien in den USA durch eine ausländische Person beteiligt sind
ITIN-Ausnahme 5 – Meldepflichten nach TD (Treasury Decision) 9363
Personen, die nach TD 9363 Meldepflichten gegenüber dem IRS haben. Wenn Sie die Kriterien für diese Ausnahme erfüllen, müssen Sie das Formular W-7 und das Formular 13350 ausfüllen.
