Si ha decidido cancelar el número EIN de una empresa cerrada o reestructurada, siga esta guía clara. Conocerá los pasos exactos, qué debe incluir en su carta, la dirección postal del IRS y qué puede esperar después del envío. Pero ¿es realmente posible cancelar el EIN y cómo se hace? En este artículo tratamos este tema en detalle.
¿Qué es el EIN y por qué podría cancelarlo?
El número de identificación del empleador es un identificador único de nueve dígitos que se utiliza en la administración tributaria. Los propietarios deciden cancelar el EIN cuando cierran definitivamente la empresa, cuando nunca han llegado a utilizar el número o cuando se reestructuran en una entidad que necesita un EIN nuevo.
¿Necesita el EIN? Inicie su solicitud del EIN con nosotros: preparamos el formulario SS-4 y lo presentamos ante el IRS en su nombre.
¿En qué consiste la cancelación del EIN?
La cancelación del EIN es el procedimiento formal para cerrar la cuenta de una empresa ante el Servicio de Impuestos Internos cuando ya no se necesita el número de identificación del empleador. Las empresas pueden solicitar cancelar el EIN si cierran definitivamente, si nunca han utilizado el número o si se reestructuran de una forma que exige un EIN nuevo.
El procedimiento consiste en enviar al IRS una solicitud por escrito con los datos de la empresa, el propio EIN y el motivo del cierre; después, el IRS emite una carta de confirmación que acredita que la cuenta está cerrada.
¿Cuándo debe cancelar el número EIN? ¿Cómo cierro mi número EIN?
Debe solicitar cancelar el EIN si su empresa ha cerrado definitivamente o se ha disuelto legalmente, si el EIN se asignó pero nunca se utilizó en una declaración de impuestos o si ha cambiado la estructura de su empresa de una forma que exige un número nuevo, por ejemplo al transformar una empresa individual en una corporación.
En estos casos, lo más correcto y lo que mejor se ajusta a la normativa es cancelar el EIN ante el IRS en lugar de dejar la cuenta abierta, lo que podría dar lugar a correspondencia innecesaria o a confusiones en el futuro.
El IRS no cierra las cuentas automáticamente. Debe presentar una solicitud por escrito para cancelar el EIN, y sigue siendo responsable de presentar las últimas declaraciones que correspondan.
Pasos para cancelar su EIN ante el IRS
Si decide cancelar el número EIN ante el IRS, debe seguir el procedimiento oficial establecido por el Servicio de Impuestos Internos. El IRS no cierra automáticamente la cuenta de su empresa, aunque deje de operar, por lo que es importante seguir los pasos correctos.
Si prepara los documentos adecuados, redacta correctamente la carta de cancelación y la envía por correo postal al IRS, se asegurará de que su EIN quede oficialmente cerrado y evitará complicaciones innecesarias en el futuro.
Paso 1: preparar la información y los documentos necesarios
Antes de solicitar cancelar el EIN, es fundamental reunir todos los datos necesarios para evitar retrasos en la tramitación. Asegúrese de tener el nombre legal de la empresa y el EIN, la dirección actual de la empresa con los datos de contacto y una explicación clara de por qué se cierra la cuenta. Si dispone de ella, incluya también una copia del aviso original de asignación del número federal permanente de identificación del contribuyente (CP 575). Aportar una documentación completa y exacta permite al IRS confirmar y tramitar rápidamente su solicitud para cancelar el EIN.
Reúna lo siguiente antes de redactar y presentar su carta para cancelar el EIN:
- Nombre legal de la empresa y EIN.
- Dirección de la empresa y datos de contacto.
- Motivo del cierre de la cuenta.
- Copia del aviso original de asignación del EIN (CP 575), si dispone de ella.
Paso 2: redactar una solicitud formal de cancelación del EIN
Redacte una carta firmada en la que pida al IRS cancelar el EIN y cerrar la cuenta de la empresa. Incluya el nombre de la empresa, el EIN, la dirección y una breve declaración de que la empresa ha cerrado o de que el número asignado nunca se utilizó.
Modelo de carta (cópielo y adáptelo):
Servicio de Impuestos Internos (Internal Revenue Service)
Asunto: Solicitud de cierre de la cuenta de la empresa y cancelación del EIN
Nombre de la empresa: [Su nombre legal] EIN: [XX-XXXXXXX] Dirección: [Calle, ciudad, estado, código postal]
Estimados señores del IRS:
Por la presente solicito cancelar el EIN y cerrar la cuenta de la empresa indicada arriba. La empresa ha cerrado definitivamente / el EIN se asignó pero nunca se utilizó. Les ruego que actualicen sus registros y me envíen por correo postal una confirmación del cierre.
Atentamente,
[Nombre y cargo] [Firma]
¿A dónde debe enviar la carta de cancelación del EIN?
Una vez que haya preparado y firmado su solicitud para cancelar el EIN, debe enviarla por correo postal a la dirección correcta del IRS para su tramitación. Envíe su carta, junto con el aviso original de asignación del EIN (CP 575) si dispone de él, a:
Internal Revenue Service
Cincinnati, OH 45999
Esta es la dirección postal oficial del IRS para las solicitudes de cancelación del EIN. Asegúrese de guardar una copia de su carta para su archivo y de hacer un seguimiento de la correspondencia hasta que reciba la carta de confirmación del IRS.
¿Qué ocurre después de cancelar el EIN? ¿Cuándo no se puede cancelar el número EIN?
Cuando decide cancelar el EIN, el proceso no termina con el envío de la solicitud al IRS. Hay pasos importantes posteriores, como recibir la carta de confirmación, presentar las últimas declaraciones de impuestos y conocer la situación de su número cancelado. Saber qué ocurre después de la cancelación le ayuda a cumplir la normativa y a evitar problemas innecesarios con el IRS en el futuro.
Plazo de tramitación del IRS y carta de confirmación
Después de presentar su solicitud para cancelar el EIN, el IRS suele tramitar el cierre en unas pocas semanas. Le enviará por correo postal una carta de confirmación cuando la cuenta esté oficialmente cerrada. Es importante conservar esta carta en su archivo de forma permanente, ya que demuestra que su EIN se ha cancelado y que la cuenta de la empresa ya no está activa.
Obligaciones fiscales tras la cancelación del EIN
Solicitar cancelar el EIN no elimina sus responsabilidades fiscales anteriores. Debe seguir presentando todas las últimas declaraciones de impuestos que correspondan, incluidas las de empleo, de sociedades colectivas o de corporaciones. Además, debe pagar cualquier saldo pendiente antes de enviar su solicitud de cancelación o poco después, para evitar sanciones del IRS.
¿Se puede reutilizar un EIN cancelado?
Un EIN cancelado no se puede reasignar ni reutilizar para otra empresa. Una vez que decide cancelar el EIN, el número pasa a formar parte únicamente de su historial fiscal. Si más adelante crea una nueva empresa, tendrá que solicitar al IRS un EIN completamente nuevo.
Preguntas frecuentes
Si está pensando en cancelar el EIN, es posible que tenga varias dudas sobre el procedimiento. Muchos empresarios se preguntan por las obligaciones fiscales, por cómo presentar la solicitud, por cuánto tarda el IRS en confirmar la cancelación y por qué hacer si ya no necesitan su EIN. A continuación respondemos a las preguntas más habituales para ayudarle a entender mejor el procedimiento de cancelación del EIN.
¿Tengo que presentar las últimas declaraciones si solicito cancelar el EIN?
Sí. Aunque decida cancelar el EIN, debe presentar todas las últimas declaraciones de impuestos exigidas y pagar los saldos pendientes. Cerrar la cuenta del EIN no elimina sus responsabilidades fiscales anteriores.
¿Puedo cancelar el EIN por correo electrónico o por teléfono?
No. El IRS exige una solicitud por escrito y firmada para cancelar el EIN. No puede completar el procedimiento por teléfono ni por correo electrónico. Asegúrese de enviar su carta de cancelación por correo postal e incluir los datos identificativos de la empresa, como el nombre legal, la dirección y el EIN.
¿Cuánto se tarda en cancelar el EIN?
El plazo de tramitación de una solicitud para cancelar el EIN varía. Por lo general, puede esperar una carta de confirmación del IRS en unas pocas semanas. Guarde una copia de su carta y espere la confirmación oficial para dar por cerrado el trámite.
¿Cómo cancelo mi número EIN?
Para cancelar el EIN, debe enviar al IRS una carta firmada en la que indique que desea cerrar la cuenta de su empresa. Incluya el nombre legal de la empresa, el EIN, la dirección y el motivo de la cancelación. Adjunte el aviso original de asignación del EIN (CP 575) si dispone de él.
¿Cuál es la forma más sencilla de cerrar una LLC?
La forma más sencilla de cerrar una LLC es presentar los documentos de disolución en su estado y liquidar todas las deudas y obligaciones fiscales. Tras la disolución, también debe solicitar al IRS cancelar el EIN para evitar correspondencia innecesaria.
¿Puedo disolver mi LLC y conservar el EIN?
No. Una vez disuelta la LLC, el EIN debe cerrarse ante el IRS. El número pasa a formar parte de su historial fiscal y no puede reutilizarlo para una nueva entidad. Si crea otra empresa, debe solicitar un EIN nuevo.
¿Qué ocurre si tiene dos números EIN?
Si por error ha recibido dos EIN para la misma empresa, debe ponerse en contacto con el IRS. Le indicará qué EIN debe conservar y cómo cancelar el EIN que no es válido para evitar confusiones en futuras declaraciones de impuestos.
¿Qué ocurre si no cierro mi empresa?
Si no cierra oficialmente su empresa y no llega a cancelar el EIN, el IRS puede seguir esperando que presente declaraciones de impuestos. Esto podría dar lugar a sanciones o notificaciones innecesarias. Disolver correctamente su entidad y cancelar su EIN garantiza el cumplimiento de la normativa y le da tranquilidad.
